Office Manager / Assistenz (m/w/d) im Property Management

HIH Property Services GmbH Show all offers

Hamburg

Frankfurt am Main

Expires Nov 20, 2026

12 days ago

In short

HIH Property Services GmbH seeks an Administrative Assistant (m/w/d) in Hamburg for a 2-year fixed term. Responsibilities include supporting property managers, data maintenance, invoice checks, document management, and communication. Requires commercial training, MS Office proficiency, and strong German language skills.

Keywords

ms office property management reporting reporting sap re-fx reporting reporting reporting

AI-written summary based on the listing content.

Einleitung

Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eine neue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Hamburg.

Aufgaben

Als Assistenz (m/w/d) im kaufmännischen Property Management hältst Du unseren Objektteams im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft den Rücken frei. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Vorgänge zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

Administrative und organisatorische Unterstützung der kaufmännischen Property Manager, insbesondere bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Unterlagen und Vorgängen
Pflege von Objekt-, Mieter- und Vertragsstammdaten sowie von Übersichten und Wiedervorlagen
Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und bei vorbereitenden Tätigkeiten für das Reporting und die Budgetkontrolle
Bearbeitung und strukturierte Ablage von Mietvertragsunterlagen und sonstigen objektrelevanten Dokumenten
Koordination von Terminen und Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Dokumentenverwaltung

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil
Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise
Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Freude an der Zusammenarbeit im Team und an organisatorischen Aufgaben

Von Vorteil sind Kenntnisse in immobilienbezogenen IT-Systemen, allen voran SAP RE-FX.

Vorteile

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
Onboarding & Weiterbildungsangebote: Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke