Koordynator/Specjalista ds. Projektów i Administracji (m/k)

Promontin Project – biuro projektowe specjalizujące się w kompleksowym projektowaniu oraz wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań technicznych dla przemysłu ciężkiego i energetycznego – poszukuje osoby na stanowisko:

Koordynator/Specjalista ds. Projektów i Administracji (m/k)

Stanowisko łączy administrację projektów z bieżącym wsparciem kierowników projektów i administracją biura. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiadała przede wszystkim za porządkowanie informacji, dokumentacji i terminów oraz zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy osobami uczestniczącymi w realizacji projektów.

Nie wymagamy specjalistycznej wiedzy projektowej na poziomie projektanta. Istotne są natomiast dobra organizacja pracy, dokładność, umiejętność pracy z dokumentacją oraz zdolność do samodzielnego monitorowania powierzonych tematów.

Zakres obowiązków:

• bieżąca administracyjna obsługa realizowanych projektów,
• prowadzenie i aktualizacja harmonogramów projektowych oraz monitorowanie terminów realizacji zadań,
• zbieranie informacji od osób zaangażowanych w projekty i przygotowywanie zestawień dotyczących postępu prac,
• przygotowywanie raportów, zestawień i podsumowań dotyczących realizowanych projektów,
• współudział w przygotowywaniu ofert handlowych i technicznych,
• kompletowanie informacji i dokumentów niezbędnych do przygotowania ofert,
• przygotowywanie protokołów ze spotkań, narad i odbiorów,
• przygotowywanie pism, korespondencji oraz dokumentów formalnych kierowanych do klientów, podwykonawców i partnerów biznesowych,
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji projektowej,
• monitorowanie obiegu dokumentów oraz terminów odpowiedzi i realizacji ustaleń,
• wsparcie w kontaktach administracyjnych z klientami, podwykonawcami i dostawcami,
• przygotowywanie zestawień dotyczących realizacji projektów, zaangażowania pracowników oraz terminów,
• wsparcie kierowników projektów i projektantów w bieżącej organizacji pracy,
• wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji związanej z rozliczaniem projektów,
• pomoc w bieżącej administracji biura projektowego,
• wykonywanie innych zadań organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem biura.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe,
• doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub przy obsłudze projektów,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pilnowania terminów,
• umiejętność pracy z dokumentami, zestawieniami i harmonogramami,
• dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel i Word,
• umiejętność sprawnego redagowania pism, protokołów i korespondencji formalnej,
• samodzielność, dokładność i odpowiedzialność,
• umiejętność porządkowania dużej liczby informacji i dokumentów,
• komunikatywność oraz umiejętność współpracy z różnymi osobami zaangażowanymi w projekt,
• umiejętność ustalania priorytetów i pracy z kilkoma zadaniami jednocześnie.

Mile widziane:

• doświadczenie w administracji projektów, PMO lub pracy w biurze projektowym,
• znajomość podstaw zarządzania projektami,
• doświadczenie w pracy z harmonogramami projektowymi,
• znajomość MS Project lub podobnych narzędzi do planowania projektów,
• doświadczenie w przygotowywaniu ofert, protokołów i dokumentacji kontraktowej,
• doświadczenie w branży technicznej, budowlanej, projektowej lub inżynieryjnej,
• znajomość podstawowych zagadnień związanych z realizacją projektów inwestycyjnych,
• znajomość języka angielskiego pozwalająca na pracę z dokumentacją i korespondencją.

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
• Wsparcie zespołu i przyjazną atmosferę,
• Niezbędne narzędzia do pracy.