Koordynator / Koordynatorka operacyjna firmy wykonawczej

Kim jesteśmy

FAL-KON SOKÓŁ działa w branży OZE i energetyki. Budujemy farmy fotowoltaiczne oraz realizujemy projekty infrastruktury energetycznej na terenie całej Polski.

Firma rośnie, prowadzi kilka projektów jednocześnie i porządkuje swój sposób zarządzania. Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za przepływ informacji, zadania, dokumentację i codzienną organizację zaplecza firmy.

To nie jest stanowisko sekretarskie ani rola polegająca wyłącznie na wykonywaniu poleceń właściciela.

Szukamy osoby, która potrafi samodzielnie przejąć temat, ustalić kolejne kroki, zebrać potrzebne informacje, przypilnować terminów i wrócić z zamkniętym wynikiem.

Za co będziesz odpowiadać

Zadania i przepływ informacji

• pilnowanie zadań, terminów, odpowiedzialności i statusów w AppSheet,
• zbieranie informacji od pracowników, kierowników budów i podwykonawców,
• przypominanie o brakujących danych oraz egzekwowanie ustalonych terminów,
• porządkowanie ustaleń z rozmów, wiadomości i spotkań,
• przygotowywanie krótkiego tygodniowego raportu dla właściciela,
• wskazywanie tematów opóźnionych, zablokowanych lub wymagających decyzji.

Nie wymagamy wcześniejszej znajomości AppSheet. Wymagamy natomiast swobody w pracy z systemami i umiejętności samodzielnego nauczenia się nowego narzędzia.

Dokumentacja i raportowanie

• pilnowanie kompletności dokumentacji poszczególnych budów,
• utrzymywanie uporządkowanej struktury folderów na Google Drive,
• przygotowywanie raportów z wykonanych prac na podstawie materiałów od zespołu,
• zbieranie zdjęć, protokołów, zestawień i innych dokumentów,
• przygotowywanie, formatowanie i drukowanie dokumentów firmowych,
• kontrolowanie, czy dokumenty mają właściwe nazwy, wersje i miejsce przechowywania.

Nie oczekujemy tworzenia technicznych raportów od zera. Twoim zadaniem będzie zebranie materiału od właściwych osób i przygotowanie go w kompletnej, uporządkowanej formie.

Organizacja firmy

• koordynowanie bieżących spraw biura i zaplecza firmy,
• kontakt z dostawcami, hurtowniami, serwisami i podwykonawcami,
• przygotowywanie prostych zestawień ofert i dostępności materiałów,
• pilnowanie spraw związanych z samochodami, maszynami, polisami, przeglądami i serwisami,
• organizowanie noclegów, wysyłek, odbiorów i drobnej logistyki,
• pilnowanie podstawowego porządku organizacyjnego w magazynie i biurze,
• organizowanie wydarzeń i spraw pracowniczych, takich jak spotkania firmowe czy święta.

Strona internetowa i materiały firmowe

• aktualizowanie realizacji i podstawowych informacji na stronie internetowej,
• zbieranie zdjęć oraz opisów zakończonych prac,
• przygotowywanie prostych materiałów informacyjnych i firmowych,
• kontakt z zewnętrznym wykonawcą, jeśli potrzebne są bardziej zaawansowane zmiany.

Znajomość WordPressa lub narzędzi graficznych będzie dodatkowym atutem, ale nie jest najważniejszym kryterium.

Czego nie będziesz robić

Nie będziesz odpowiadać za:

• techniczne prowadzenie budów,
• projektowanie instalacji,
• księgowość i naliczanie wynagrodzeń,
• samodzielne podejmowanie dużych decyzji zakupowych,
• sprzedaż dużych kontraktów,
• bycie dostępnym przez całą dobę.

Twoim zadaniem będzie organizacja, kontrola przepływu informacji i doprowadzanie powierzonych spraw do końca.

Kogo szukamy

Szukamy osoby, która:

• ma doświadczenie w koordynacji, administracji, logistyce, zakupach, prowadzeniu biura albo wsparciu operacyjnym,
• potrafi prowadzić jednocześnie wiele mniejszych tematów bez ich gubienia,
• nie czeka na instrukcję przy każdej kolejnej czynności,
• potrafi kulturalnie, ale stanowczo egzekwować informacje i terminy,
• dobrze radzi sobie z dokumentami, arkuszami i pocztą elektroniczną,
• swobodnie korzysta z Google Workspace, Microsoft Office, CRM, ERP albo podobnych systemów,
• potrafi tworzyć czytelne zestawienia i krótkie raporty,
• komunikuje się jasno przez telefon i e-mail,
• posiada czynne prawo jazdy kat. B i regularnie prowadzi samochód,
• jest gotowa samodzielnie załatwiać sprawy firmowym autem w Białymstoku i okolicach,
• chce pracować stacjonarnie i mieć realny wpływ na organizację firmy.

Mile widziane

• doświadczenie w firmie wykonawczej, budowlanej, energetycznej, transportowej lub technicznej,
• doświadczenie w pracy z flotą, magazynem, zakupami albo dokumentacją projektową,
• znajomość AppSheet, Airtable, Asany, Monday, Trello lub podobnych narzędzi,
• podstawowa znajomość WordPressa,
• umiejętność przygotowywania estetycznych dokumentów i prostych materiałów graficznych.

Jak będzie wyglądał sukces po pierwszych trzech miesiącach

Po wdrożeniu oczekujemy, że:

• zadania w AppSheet będą miały aktualne statusy, terminy i osoby odpowiedzialne,
• właściciel będzie otrzymywał jeden uporządkowany raport zamiast kilkunastu pojedynczych wiadomości,
• dokumentacja budów będzie kompletna i łatwa do znalezienia,
• terminy polis, przeglądów, serwisów i spraw administracyjnych będą pilnowane,
• pracownicy będą wiedzieli, gdzie przekazywać informacje i dokumenty,
• większość drobnych spraw organizacyjnych będzie zamykana bez angażowania właściciela.

Nie oczekujemy, że pierwszego dnia poznasz całą firmę. Oczekujemy jednak, że z tygodnia na tydzień będziesz przejmować kolejne obszary i budować w nich porządek.

Co oferujemy

• umowę o pracę,
• wynagrodzenie 6 000–7 500 zł brutto na start, zależnie od doświadczenia i samodzielności,
• uporządkowany plan wdrożenia na pierwsze 30, 60 i 90 dni,
• realne uprawnienia do pilnowania terminów i egzekwowania informacji,
• bezpośrednią współpracę z właścicielem i osobami prowadzącymi projekty,
• możliwość rozwinięcia stanowiska wraz ze wzrostem firmy,
• pracę przy realnych projektach energetycznych realizowanych w całej Polsce,
• normalne i bezpośrednie podejście do współpracy.

Jak aplikować

Wyślij CV oraz krótką odpowiedź na poniższe pytania:

• Jaki proces, bałagan albo obszar udało Ci się samodzielnie uporządkować w poprzedniej pracy?
• Jak pilnujesz tematów, gdy kilka osób nie przekazuje Ci informacji w terminie?
• Jakiego programu lub systemu udało Ci się ostatnio nauczyć samodzielnie?
• Czy posiadasz czynne prawo jazdy kat. B i regularnie prowadzisz samochód?
• Od kiedy możesz rozpocząć pracę i jakie masz oczekiwania finansowe?

Nie oczekujemy rozbudowanego listu motywacyjnego. Interesują nas konkretne przykłady i sposób działania.