Kierownik Operacyjny Biura / Koordynator Pracy Biura K/M

PHU Techpol-System Sp. z o.o. to firma działająca na rynku od około 25 lat. Od około 6 lat posiadamy nową siedzibę w Bieruniu i w ostatnim czasie mocno się rozwijamy.

Zajmujemy się m.in. serwisem baterii trakcyjnych do wózków widłowych, prostowników, projektowaniem i wykonywaniem stacji ładowania akumulatorów, produkcją naszych rozwiązań litowo jonowych, instalacjami technicznymi, wentylacją, dokumentacją techniczną oraz obsługą klientów przemysłowych na terenie całej Polski.

W związku z rozwojem firmy szukamy osoby na stanowisko:

Kierownik Operacyjny Biura / Koordynator Pracy Biura

Szukamy osoby, która pomoże nam uporządkować i nadzorować codzienną pracę biura, koordynować działania między pracownikami, pilnować terminów, sprawdzać efektywność oraz łączyć pracę biura z działem serwisu.

Nie szukamy osoby, która będzie tylko „przekazywać informacje”. Szukamy kogoś, kto potrafi organizować pracę, dopytywać, pilnować realizacji zadań, wyciągać wnioski, usprawniać procesy i szukać rozwiązań, a nie problemów.

Zakres obowiązków

Do głównych zadań osoby na tym stanowisku będzie należało:

• codzienne planowanie i koordynowanie pracy pracowników biurowych,
• nadzór nad działem zakupów, administracją, fakturami, handlowcami oraz projektantami – na tą chwilę skład biurowy liczy 7 osób z możliwością rozwoju w najbliższej przyszłości,
• wyznaczanie priorytetów i pilnowanie, aby najważniejsze tematy były realizowane w pierwszej kolejności,
• sprawdzanie postępów prac i egzekwowanie terminów,
• bieżąca współpraca z koordynatorem serwisu i łączenie tematów biurowych z pracą działu serwisu,
• pilnowanie, aby informacje między biurem, serwisem, sprzedażą, zakupami i projektantami przepływały sprawnie,
• czytanie i analizowanie raportów dziennych pracowników,
• sprawdzanie, co zostało wykonane, co nie zostało wykonane i dlaczego,
• wskazywanie, które zadania zajmują najwięcej czasu i gdzie pojawiają się opóźnienia,
• dawanie krótkich informacji zwrotnych pracownikom: co jest dobrze, co wymaga poprawy, co należy zmienić,
• przygotowywanie krótkich podsumowań dla zarządu,
• pilnowanie porządku w zadaniach, dokumentach, komunikacji i systemach typu Trello,
• wyszukiwanie miejsc, w których można usprawnić pracę firmy,
• proponowanie konkretnych rozwiązań organizacyjnych,
• reagowanie na przeciąganie tematów, brak odpowiedzi, niepełne informacje lub niedotrzymywanie ustaleń.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która:

• jest bardzo dobrze zorganizowana,
• potrafi pilnować kilku tematów jednocześnie,
• umie rozmawiać z ludźmi w sposób konkretny, ale kulturalny,
• potrafi egzekwować zadania i terminy,
• ma doświadczenie w koordynowaniu pracy biura lub zespołu
• nie boi się dopytywać i sprawdzać, na jakim etapie jest dany temat,
• potrafi zauważyć, że coś nie działa, i zaproponować rozwiązanie,
• umie wyciągać wnioski z raportów, rozmów i obserwacji pracy zespołu,
• jest samodzielna i nie czeka na każdą decyzję,
• potrafi rozróżnić sprawy pilne od mniej ważnych,
• ma praktyczne podejście do pracy,
• ma doświadczenie w firmie technicznej, usługowej, produkcyjnej lub serwisowej,
• szuka rozwiązań, a nie wymówek.

Mile widziane

• doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej, zakupowej, sprzedażowej lub projektowej,
• umiejętność pracy z listami zadań, raportami, Excelem, Trello lub podobnymi narzędziami,
• umiejętność spokojnego, ale stanowczego prowadzenia tematów do końca.

Oferujemy

• stabilną pracę w firmie z wieloletnim doświadczeniem,
• pracę w nowej siedzibie firmy w Bieruniu,
• realny wpływ na organizację pracy biura,
• możliwość wdrażania własnych pomysłów i usprawnień,
• bezpośrednią współpracę z zarządem,
• pracę w firmie, która rozwija się i porządkuje swoje procesy,
• jasny zakres odpowiedzialności,
• wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i zaangażowania.

Ważne

To stanowisko jest dla osoby, która lubi organizować, pilnować, analizować i usprawniać pracę innych. Zależy nam na kimś, kto będzie realnym wsparciem dla zarządu i pomoże dopilnować, aby tematy w firmie nie uciekały, nie przeciągały się i były odpowiednio rozliczane.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV przez OLX.

Również w razie potrzeby zapraszam do kontaktu telefonicznego +48 505 866 026