Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego

confidential Show all offers

Wrocław

In short

International school in Wrocław seeks School Secretary Manager. Responsibilities include managing the secretariat, student/parent communication, document flow, SIO/ODPN systems, and event coordination. Requires experience in office/team management in a school setting, fluent English, higher education, and knowledge of educational systems and law.

Keywords

school administration document management office management team management student records SIO ODPN event coordination

AI-written summary based on the listing content.

Międzynarodowe niepubliczne liceum, IPS International School of Wrocław - Upper Secondary Campus, położone w centrum Wrocławia poszukuje dobrze zorganizowanej, komunikatywnej, i samodzielnej osoby na stanowisko Kierownik/czka Sekretariatu Szkolnego w pełnym wymiarze godzin, która będzie koordynować bieżącą obsługę sekretariatu szkoły oraz pracę administracyjną placówki.

Zakres obowiązków:

- bieżąca obsługa sekretariatu i koordynacja pracy zespołu recepcji szkoły,

- bezpośrednia, emailowa i telefoniczna obsługa sekretariatu szkoły i recepcji szkoły,

- kontakt z uczniami, rodzicami, nauczycielami, innymi pracownikami szkoły i kontrahentami,

- koordynowanie i dbanie o sprawny obieg dokumentów i dobrą organizację pracy sekretariatu,

- prowadzenie, porządkowanie, i archiwizacja bieżącej dokumentacji administracyjnej szkoły,

- prowadzenie pełnej ewidencji i dokumentacji uczniowskiej oraz druków ścisłego zarachowania, - administracja dokumentacji uczniów, ewidencji obowiązku szkolnego, oraz arkuszy ocen,

- prowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i archiwum szkolnego,

- przyjmowanie, przygotowywanie, i wydawanie dokumentów oraz zaświadczeń,

- przygotowywanie komunikatów i informacji dla uczniów, rodziców i nauczycieli,

- obsługa i bieżąca aktualizacja danych w systemach SIO i ODPN,

- sporządzanie wymaganych raportów i sprawozdań statystycznych,

- współpraca z dyrekcją, nauczycielami i pozostałymi pracownikami szkoły,

- udzielanie informacji dotyczących oferty szkoły i procesu rekrutacji,

- organizacja zapisów na zajęcia dodatkowe i inne aktywności szkolne,

- organizacja i koordynacja wydarzeń i imprez szkolnych,

- koordynacja bieżących spraw organizacyjnych szkoły,

- zarządzanie zespołem: planowanie pracy i rozdzielanie zadań pracownikom sekretariatu / recepcji,

- motywowanie zespołu i dbanie o wysoki standard obsługi klienta,

- obsługa administracyjna budynku szkoły,

- koordynacja terminowej realizacji wszystkich przeglądów technicznych budynku,

- zgłaszanie usterek, i koordynowanie bieżących prac techniczno-serwisowych budynku,

- koordynacja zadań i harmonogramu pracy pracowników obsługi, w tym personelu sprzątającego,

- współpraca z dostawcami, firmami zewnętrznymi i instytucjami współpracującymi ze szkołą.

Nasze wymagania:

- doświadczenie i staż pracy na podobnym stanowisku związanym z zarządzaniem biurem lub zespołem w administracji szkoły - wymóg konieczny,

- język angielski na bardzo wysokim poziomie umożliwiający swobodna komunikacje w mowie i piśmie - językiem urzędowym szkoły jest język angielski,

- wykształcenie wyższe o odpowiednim profilu umożliwiającym wykonywanie zadań (np. administracja),

- praktyczna znajomość systemów oświatowych (np. SIO, ODPN),

- znajomość przepisów prawa oświatowego, kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), instrukcji kancelaryjnej, oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO),

- dobra organizacja pracy, samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania,

- asertywność, komunikatywność oraz wysoka kultura osobista,

- bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych,

- dyspozycyjność w godzinach 07:00 - 16:00 od poniedziałku do piątku,

- niekaralność - Zaświadczenie o Niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Nasza oferta:

- stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin

- praca od poniedziałku do piątku,

- konkurencyjne wynagrodzenie i pakiet atrakcyjnych benefitów,

- możliwości rozwoju zawodowego,

- praca w miłej i przyjaznej atmosferze w prawdziwie międzynarodowej placówce oświatowej.

Zainteresowanych kandydatów prosimy o przesłanie CV poprzez formularz OLX.