Executive Business Partner

Szukamy Executive Business Partnera, który/a stanie się prawą ręką Wiceprezes Zarządu SMAY. Jeśli działasz z wyprzedzeniem, lubisz mieć wszystko pod kontrolą i doprowadzasz sprawy do końca, zamiast tylko przekazywać informacje dalej – ta rola jest dla Ciebie!

Jako Executive Business Partner przejmiesz znaczną część bieżących obowiązków organizacyjnych i koordynacyjnych Wiceprezes Zarządu. Twoja misja to sprawny przepływ informacji, pilnowanie terminów i ustaleń oraz dbanie o to, by żadna sprawa nie została bez właściciela i kolejnego kroku. Będziesz wspierać zarządzanie czasem, projektami i relacjami biznesowymi – w SMAY oraz przy wybranych aktywnościach Fundacji Rodziny Maj im. Piotra Maja i inicjatywy Pomaganie Buduje.

Pracując w SMAY, będziesz odpowiadać za:

• Kompleksowe zarządzanie kalendarzem Wiceprezes – planowanie spotkań krajowych i międzynarodowych, selekcję zaproszeń i rekomendowanie priorytetów.
• Organizację podróży służbowych (bilety, hotele, transport, harmonogramy wyjazdów).
• Prowadzenie wskazanej korespondencji oraz przygotowywanie wiadomości i pism w języku polskim i angielskim, w tym kontakt z partnerami zagranicznymi.
• Prowadzenie rejestru projektów, zadań i ustaleń – przypisywanie terminów i osób odpowiedzialnych, monitorowanie postępów i egzekwowanie terminów.
• Identyfikowanie ryzyk i opóźnień oraz zgłaszanie ich wraz z propozycją rozwiązania.
• Przygotowywanie materiałów, prezentacji, krótkich analiz i briefów przed spotkaniami zarządczymi, handlowymi i strategicznymi.
• Sporządzanie notatek ze spotkań i list uzgodnionych działań.
• Koordynację wybranych projektów społecznych i wydarzeń Fundacji oraz Pomaganie Buduje – w tym kontaktów z partnerami i darczyńcami.
• Koordynację wystąpień, konferencji i materiałów wizerunkowych we współpracy z działem marketingu.
• Organizację obiegu dokumentów i podpisów oraz współpracę z księgowością, działem prawnym, administracją i HR.

W pracy na tym stanowisku pomogą Ci:

• Minimum 2 lata doświadczenia w pracy z zarządem lub właścicielem firmy, np. na stanowisku Executive Assistant / Executive Business Partner.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego – minimum B2+, mile widziany C1.
• Doświadczenie w koordynacji projektów i egzekwowaniu terminów.
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność prowadzenia wielu spraw jednocześnie.
• Bardzo dobra znajomość MS Office (szczególnie Outlook, Excel, PowerPoint) oraz swoboda w korzystaniu z narzędzi AI i systemów do zarządzania zadaniami.
• Umiejętność przygotowywania profesjonalnej korespondencji i materiałów biznesowych.
• Samodzielność, przewidywanie kolejnych kroków i odpowiedzialność za doprowadzanie spraw do końca.
• Asertywność – umiesz powiedzieć „nie”, gdy sytuacja tego wymaga.
• Dyskrecja, wysoka kultura osobista i swoboda w kontaktach z kadrą kierowniczą oraz partnerami zewnętrznymi.
• Spokój i dystans (także poczucie humoru!) w sytuacjach, gdy priorytety się zmieniają.

Dodatkowo premiujemy za (mile widziane):

• Doświadczenie we współpracy z partnerami międzynarodowymi.
• Doświadczenie w organizacji wydarzeń biznesowych.
• Znajomość podstaw zarządzania projektami.
• Doświadczenie w fundacji, organizacji społecznej lub przy projektach CSR.
• Umiejętność analizy danych i przygotowywania raportów zarządczych.

Oferujemy:

• Ciekawą pracę w prężnie rozwijającej się polskiej firmie, liderze w swojej branży.
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na cały etat.
• Współpracę w firmie, która stawia na zespół oraz świetną atmosferę.
• Atrakcyjny pakiet benefitów (m.in. pakiet sportowy, kurs języka angielskiego, ubezpieczenie grupowe, pakiet medyczny).
• Dofinansowanie posiłków w ramach firmowej kantyny.
• Niezbędne narzędzia do realizacji zadań.
• Codzienne wsparcie specjalistów.
• Niezapomniane imprezy firmowe, eventy świąteczne i branżowe.

Jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny?

1. Selekcja CV – prześlij swoje CV oraz wypełnij formularz aplikacyjny, a my dokładnie przeanalizujemy nadesłane aplikacje.

2. Video – Rozmowa – prześlemy Ci kilka nietrudnych pytań, a Ty będziesz mieć 48 godzin, by odpowiedzieć (nagrać swoje odpowiedzi) w dowolnym czasie – chodzi nam o to, by lepiej Cię poznać i dać szansę na poznanie się wszystkim w procesie.

3. Zadanie rekrutacyjne – poprosimy Cię o wykonanie praktycznego zadania z obszaru wsparcia zarządu. Nie szukamy idealnego rozwiązania – chcemy zobaczyć, jak planujesz, ustalasz priorytety i o czym pamiętasz jako Executive Business Partner.

4. Rozmowa – spotkanie w naszym biurze, na którym wspólnie omówimy Twoje zadanie, porozmawiamy o Twoim doświadczeniu oraz o roli i naszych wzajemnych oczekiwaniach. W trakcie spotkania poprosimy Cię także o wykonanie krótkiego, praktycznego zadania w Excelu. Rozmowy planujemy na okres 19–27.11.2026.

5. Feedback/Oferta – niezależnie od wyniku każdej osobie przekażemy informację zwrotną.