Business Support Admin (M/K)

Zakres obowiązków Wykonywanie ogólnych obowiązków administracyjnych na rzecz pracowników, zespołów oraz procesów biznesowych Opracowywanie, kompletowanie i analizowanie podstawowych informacji do raportów i materiałów prezentacyjnych Przygotowywanie wykresów, grafik i tabel wspierających analizy biznesowe oraz proces podejmowania decyzji Koordynowanie organizacji spotkań, w tym rezerwacja sal konferencyjnych, przygotowanie sprzętu oraz materiałów Zarządzanie kalendarzami w różnych strefach czasowych i dbanie o to, aby przełożeni byli we właściwym miejscu we właściwym czasie Wspieranie procesów finansowych, takich jak rozliczanie kart służbowych, monitorowanie faktur oraz planowanie budżetu Organizacja podróży krajowych i zagranicznych, w tym wsparcie w procesie uzyskiwania wiz Pomoc w obsłudze umów prawnych oraz utrzymywaniu prawidłowych danych podstawowych klientów Kompletowanie i edycja treści prezentacji z różnych źródeł oraz dystrybucja raportów do interesariuszy Prowadzenie agend, list działań i planów programów/projektów oraz eskalowanie problemów w razie potrzeby Odpowiadanie na rutynową korespondencję zgodnie z obowiązującymi procedurami Tworzenie i zarządzanie witrynami SharePoint oraz współdzielonymi zasobami dyskowymi w celu usprawnienia organizacji pracy zespołów Proaktywna komunikacja w celu zaspokajania potrzeb klientów wewnętrznych i zewnętrznych Utrzymywanie kluczowych relacji z klientami i działami wewnętrznymi w celu zrozumienia oraz wspierania oczekiwań klientów Wsparcie w rozwiązywaniu problemów klientów, w tym niezgodności na fakturach, kwestii raportowych oraz problemów związanych z usługami Zapewnianie zastępstwa i wsparcia dla innych członków zespołu administracyjnego w razie potrzeby Organizowanie i utrzymywanie systemów biurowych, materiałów eksploatacyjnych oraz wyposażenia biura Wymagania Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 Znajomość narzędzi pakietu MS Office Odpowiedzialność, samodzielność i konsekwencja w działaniu Umiejętność szybkiego uczenia się i chęć rozwoju kompetencji Oferujemy Zatrudnienie na pełny etat na podstawie umowy o pracę tymczasową na okres 18 miesięcy Praca w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku Praca w trybie hybrydowym Możliwość skorzystania z pakietu benefitów (karta MultiSport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie)