BÜROASSISTENZ & BÜROMANAGEMENT (M/W/D)

Die VILA-Gruppe ist ein breit aufgestelltes und leistungsfähiges Projektentwicklungs- und Bauträgerunternehmen mit dem Fokus auf Wohn- und Ferienimmobilien in deutschen Topstandorten. Der Schwerpunkt liegt in der Projektierung, Vermarktung und baulichen Ausführung von innovativen und hochwertigen Neubauprojekten in Metropolregionen wie Hamburg und Dresden sowie an der Ostseeküste. Weiterhin erwirbt und entwickelt die Unternehmensgruppe im gesamten Bundesgebiet Bestandsimmobilien für das eigene Portfolio oder für die Weiterveräußerung. Die Vermarktung der Bestands- und Neubauimmobilien erfolgt, größtenteils durch interne und externe Vermarktungspartner, an private und institutionelle Investoren. Unseren Kunden und Geschäftspartnern begegnen wir dabei stets auf Augenhöhe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement. Sollten Sie eine Leidenschaft für die Immobilienbranche haben, unsere Werte und Motivation teilen und sich in einer unterstützenden, verantwortungsvollen Rolle wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Schwerpunkt im Arbeitsalltag

Als zentrale Ansprechperson im Büroalltag unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung sowie die Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Prüfung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Unterstützung beim Zahlungscontrolling
• Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Mitwirkung bei Jahresabschlussarbeiten
• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Telefonzentrale sowie Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Koordination von Kundenterminen, Besichtigungen, Abnahmen und Notarterminen
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Fuhrparkmanagement
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Verwaltungstätigkeiten
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Unterstützung bei internen Prozessen

Ihre Qualifikation

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• erste Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich; Erfahrungen in der Immobilienbranche sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke
• Teamgeist, Diskretion und Loyalität
• Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern

Es erwartet Sie bei uns

• ein engagiertes, kollegiales und wachstumsorientiertes Team
• eine dynamische, kooperative und wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung
• individuelle Weiterbildungsangebote durch externe Seminarangebote
• eine betriebliche Altersvorsorge
• subventionierte Firmenmitgliedschaften (z. B. Urban Sports Club)
• gemeinsame Teamevents – wir feiern unsere Erfolge und organisieren regelmäßige Teamaktivitäten
• Bio-Obst sowie Kalt- und Heißgetränke kostenfrei – selbstverständlich

Weitere Informationen

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Beifügung der vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) sowie unter Angabe Ihres gewünschten Einstiegsdatums und Ihrer Gehaltsvorstellung.