Asystentka Zarządu / Koordynatorka Spraw Organizacyjnych

Miejsce pracy: Częstochowa | Praca stacjonarna | Pełny etat / możliwość częściowego etatu

Szukamy wyjątkowo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i zaangażowanej osoby, która stanie się realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu sprawami biznesowymi i organizacyjnymi.

Szukamy kogoś, kto lubi organizować, rozwiązywać problemy, przewidywać potrzeby i doprowadzać sprawy do końca.

Osoby, która potrafi odnaleźć się w dynamicznym środowisku, sprawnie zarządza wieloma tematami jednocześnie i czerpie satysfakcję z tego, że dzięki jej pracy wszystko działa jak należy.

Twój zakres obowiązków

• Organizacja codziennej pracy Zarządu, prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań i koordynowanie terminów.
• Prowadzenie korespondencji, przygotowywanie dokumentów, zestawień i prostych raportów.
• Organizacja podróży, rezerwacji, spotkań biznesowych oraz wydarzeń.
• Koordynowanie bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych.
• Nadzór nad terminami płatności, umów, ubezpieczeń, przeglądów i innych zobowiązań.
• Kontakt z dostawcami, usługodawcami, serwisami, urzędami i instytucjami.
• Organizowanie i nadzorowanie realizacji zleconych usług.
• Obsługa bieżących wydatków organizacyjnych, prowadzenie ewidencji i rozliczeń.
• Obsługa spraw urzędowych zarówno online jak i osobiście w urzędach.
• Wsparcie w organizacji wybranych spraw pozabiznesowych.
• Wyszukiwanie informacji, porównywanie ofert i proponowanie najlepszych rozwiązań.
• Usprawnianie codziennej pracy poprzez wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, w tym AI.

Kogo szukamy?

Przede wszystkim osoby, która:

• Jest samodzielna i proaktywna – nie czeka na każdą instrukcję, potrafi sama zaproponować rozwiązanie.
• Jest świetnie zorganizowana – pamięta o terminach, ustala priorytety i nie gubi tematów.
• Jest skuteczna – nie tylko rozpoczyna sprawy, ale doprowadza je do końca.
• Ma wysoką kulturę osobistą i jest dyskretna – rozumie znaczenie poufności i zaufania.
• Potrafi działać wielozadaniowo – sprawnie przełącza się między różnymi obszarami.
• Jest komunikatywna i zaradna – nie boi się zadzwonić, zapytać, wynegocjować czy załatwić trudniejszej sprawy.
• Myśli kilka kroków do przodu – potrafi przewidzieć, co będzie potrzebne jutro, za tydzień czy za miesiąc.
• Jest odpowiedzialna, dokładna i lubi porządek w dokumentach, finansach i organizacji.

Nasze wymagania

• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację.
• Prawo jazdy kategorii B i praktyczna umiejętność prowadzenia samochodu.
• Znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Outlook, Excel i Word.
• Swobodne korzystanie z narzędzi internetowych i aplikacji do organizacji pracy.
• Umiejętność samodzielnego podejmowania decyzji w ustalonym zakresie.
• Dobra organizacja czasu i umiejętność ustalania priorytetów.

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy jako asystentka zarządu, office manager lub koordynatorka administracyjna.
• Znajomość narzędzi AI, np. ChatGPT lub Microsoft Copilot.
• Doświadczenie w organizacji podróży, obsłudze nieruchomości, administracji lub koordynacji usług.
• Umiejętność tworzenia prostych systemów raportowania i kontroli terminów.

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie
• Pracę stacjonarną w Częstochowie, w stałych godzinach pracy.
• Bezpośrednią współpracę z osobami zarządzającymi biznesem.
• Dużą samodzielność i realny wpływ na sposób organizacji pracy.
• Różnorodne zadania – u nas trudno o monotonię.
• Możliwość wdrażania własnych pomysłów i nowoczesnych narzędzi.
• Atmosferę opartą na wzajemnym szacunku, zaufaniu i odpowiedzialności.
• Jasny podział między czasem pracy a życiem prywatnym – nie oczekujemy dyspozycyjności po godzinach pracy.

Jak aplikować?

Prześlij swoje CV oraz kilka zdań o sobie.

Oprócz doświadczenia zawodowego interesuje nas przede wszystkim Twoje podejście do pracy, samodzielność i umiejętność organizacji.

Nie szukamy idealnego CV.

Szukamy osoby, której można powierzyć sprawę i mieć pewność, że zostanie dopilnowana.