Asystent/ka ds. obsługi klienta w biurze rachunkowym

Do naszego biura rachunkowego szukamy osoby, która wesprze nas w codziennej obsłudze klientów, organizacji komunikacji oraz wdrażaniu nowych klientów do współpracy z naszym biurem.

Nie szukamy księgowej ani osoby, która będzie samodzielnie udzielać porad podatkowych. Szukamy osoby komunikatywnej, dokładnej, cierpliwej i dobrze zorganizowanej — takiej, która potrafi spokojnie wyjaśnić klientowi, jak wygląda współpraca z biurem, gdzie ma przesyłać dokumenty, jak korzystać z pulpitu klienta i z kim kontaktować się w konkretnych sprawach.

To stanowisko jest ważnym łącznikiem między klientami a zespołem księgowym i kadrowym.

Zakres zadań

Do Twoich zadań będzie należało:

• bieżący kontakt mailowy i telefoniczny z klientami,
• wdrażanie nowych klientów do współpracy z RICAVI,
• wyjaśnianie klientom, jak wygląda współpraca z biurem,
• szkolenie klientów z obsługi pulpitu klienta,
• pomoc przy pierwszym logowaniu i korzystaniu z narzędzi do przekazywania dokumentów,
• informowanie klientów, jak i kiedy przekazywać dokumenty księgowe,
• wyjaśnianie, z kim klient kontaktuje się w sprawach księgowych, kadrowych, organizacyjnych i technicznych,
• pomoc organizacyjna przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej,
• zbieranie od nowych klientów podstawowych danych i dokumentów potrzebnych do rozpoczęcia współpracy,
• przypominanie klientom o terminach, dokumentach i brakujących informacjach,
• przekazywanie spraw do odpowiednich osób w zespole,
• pilnowanie statusów spraw i doprowadzanie tematów do końca,
• przygotowywanie prostych wiadomości według ustalonych wzorów,
• dbanie o jasną, spokojną i uprzejmą komunikację z klientem.

W sprawach merytorycznych, podatkowych, księgowych lub kadrowych będziesz współpracować z odpowiednimi osobami z zespołu. Nie oczekujemy, że będziesz samodzielnie rozwiązywać specjalistyczne problemy podatkowe.

Szukamy osoby, która

• lubi kontakt z ludźmi i potrafi spokojnie tłumaczyć proste kwestie krok po kroku,
• dobrze odnajduje się w roli osoby pierwszego kontaktu dla klienta,
• potrafi pisać jasno, poprawnie i uprzejmie,
• umie wytłumaczyć klientowi proces, nawet jeśli klient nie zna się na księgowości ani narzędziach online,
• jest cierpliwa, dokładna i dobrze zorganizowana,
• potrafi dopytać, przypomnieć i dopilnować sprawy,
• nie boi się telefonu ani rozmów z klientami,
• lubi porządek w informacjach, dokumentach i komunikacji,
• potrafi pracować według procedur, checklist i ustalonych standardów,
• rozumie, że w biurze rachunkowym ważna jest poufność, odpowiedzialność i dobra organizacja.

Mile widziane

• doświadczenie w obsłudze klienta,
• doświadczenie w pracy biurowej, administracyjnej lub asystenckiej,
• doświadczenie w onboardingu klientów lub wdrażaniu klientów do korzystania z systemów,
• podstawowa orientacja w dokumentach firmowych,
• podstawowa wiedza o tym, czym jest JDG i jakie dokumenty są potrzebne przedsiębiorcy na start,
• doświadczenie w biurze rachunkowym, kancelarii, firmie usługowej lub dziale administracji,
• swoboda w korzystaniu z narzędzi online, systemów do obiegu dokumentów, poczty i kalendarza.

Oferujemy

• pracę w małym, wspierającym zespole,
• wdrożenie w sposób działania naszego biura,
• jasne procedury, checklisty i wzory komunikacji,
• możliwość poznania praktycznej strony pracy biura rachunkowego,
• kontakt z przedsiębiorcami i realny wpływ na jakość ich obsługi,
• pracę, w której ważne są komunikacja, porządek i doprowadzanie spraw do końca,
• spokojną, partnerską atmosferę pracy.

Dla kogo to stanowisko będzie dobre?

Dla osoby, która lubi ludzi, ale jednocześnie lubi konkrety, porządek i jasne zasady.

Dobrze odnajdziesz się u nas, jeśli potrafisz cierpliwie tłumaczyć, nie zniechęcasz się, kiedy klient potrzebuje dodatkowego wyjaśnienia, i lubisz mieć poczucie, że sprawy są dobrze poukładane.

Szukamy osoby, która pomoże klientom poczuć się zaopiekowanymi od pierwszego kontaktu z biurem.