Asystent/ka Biura Dewelopera

Asystent / Asystentka w biurze dewelopera – dokumentacja i administracja

Potrafisz uporządkować dokumenty, pilnować terminów i doprowadzać sprawy do końca? Dołącz do nas.

O nas – Warehouse Area Sp. z o.o.

Jesteśmy rozwijającą się firmą deweloperską z siedzibą w Katowicach. Nasza specjalność to budownictwo mieszkaniowe, komercyjne oraz obrót nieruchomościami. W ciągu 3 lat kupiliśmy i wyremontowaliśmy ponad 50 mieszkań na Śląsku. Nasze flagowe realizacje to m.in.:

• Przebudowa biurowca na budynek mieszkalny przy ul. Jesionowej 22 w Katowicach,
• Budowa osiedla 16 domów „Zielone Zacisze” w Dąbrowie Górniczej, przy jeziorze Pogoria,
• Budowa hali magazynowej przy ul. 11 Listopada w Katowicach.

Co nas wyróżnia na rynku?

Wszystkie inwestycje realizujemy w 100% z własnego kapitału, bez kredytów i zewnętrznych inwestorów. Budujemy i remontujemy wyłącznie własne nieruchomości. Daje nam to niezależność w podejmowaniu decyzji i możliwość sprawnego działania.

Obecnie nasz zgrany, 8-osobowy zespół poszukuje osoby, która zadba o dokumentację, korespondencję i sprawną obsługę administracyjną naszych inwestycji.

Miejsce pracy: Katowice – praca stacjonarna w biurze Wymiar pracy: pełny etat

Twoje zadania:

• Obsługa korespondencji pocztowej i elektronicznej – przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie pism, przekazywanie ich właściwym osobom oraz przechowywanie potwierdzeń nadania i odbioru.
• Przygotowywanie pism, wniosków i formularzy do urzędów, dostawców mediów, sądów i wydziałów ksiąg wieczystych oraz innych instytucji.
• Bieżąca współpraca z kancelariami notarialnymi – przekazywanie dokumentów, uzupełnianie braków i koordynowanie przygotowań do podpisania aktów notarialnych.
• Kontakt i korespondencja z komornikami oraz urzędami – monitorowanie spraw, pilnowanie terminów odpowiedzi, płatności i uzupełnień oraz informowanie o działaniach wymagających decyzji.
• Kompletowanie dokumentacji potrzebnej do zakupu i sprzedaży nieruchomości – pozyskiwanie zaświadczeń i innych wymaganych dokumentów, sprawdzanie ich kompletności oraz aktualności.
• Obsługa dokumentów księgowych – zbieranie faktur, rachunków i potwierdzeń płatności, wstępna weryfikacja danych i kwot, przypisywanie dokumentów do właściwych nieruchomości lub inwestycji oraz terminowe przekazywanie ich do biura rachunkowego.
• Rozliczanie handlowców i koordynatorów budów z dokumentacji – sprawdzanie, czy przekazali wszystkie faktury, umowy i dokumenty dotyczące wydatków oraz zaliczek, wyjaśnianie rozbieżności i egzekwowanie uzupełnienia braków.
• Prowadzenie uporządkowanego archiwum papierowego i elektronicznego, rejestrów spraw oraz zestawień dokumentów i rozliczeń.
• Bieżąca współpraca z zarządem, działem handlowym, koordynatorami budów i biurem rachunkowym, aby dokumenty i informacje trafiały na czas do właściwych osób.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która lubi pracę z dokumentami, jest dokładna i potrafi samodzielnie prowadzić kilka spraw równocześnie. Ważne jest dla nas zarówno przygotowanie pisma, jak i dopilnowanie, co dzieje się z daną sprawą po jego wysłaniu.

Wymagamy:

• Doświadczenia w pracy administracyjnej lub biurowej, obejmującej obieg dokumentów, korespondencję i pilnowanie terminów.
• Bardzo dobrej organizacji pracy i systematyczności – umiejętności prowadzenia kalendarza terminów, ustalania priorytetów i kontrolowania spraw oczekujących na odpowiedź.
• Dokładności i umiejętności analizy dokumentów – wychwytywania braków, niezgodnych danych, różnic w kwotach oraz rozbieżności między umową, fakturą i rozliczeniem.
• Umiejętności poprawnego i rzeczowego pisania – przygotowywania zrozumiałych pism urzędowych, wniosków oraz korespondencji biznesowej.
• Sprawnej obsługi Worda, Excela, poczty elektronicznej i plików PDF – w tym tworzenia zestawień, korzystania z podstawowych formuł, skanowania i porządkowania dokumentów.
• Podstawowej orientacji w dokumentach księgowych oraz umiejętności przygotowania ich do rozliczenia przez biuro rachunkowe.
• Komunikatywności i asertywności – swobody w kontakcie telefonicznym i mailowym oraz konsekwencji w przypominaniu o terminach i brakujących dokumentach.
• Samodzielności, odpowiedzialności i dyskrecji – dbania o poufność danych, wyjaśniania niejasności oraz odpowiednio wczesnego zgłaszania problemów.

Doświadczenie w branży nieruchomości, firmie deweloperskiej, kancelarii notarialnej, prawnej lub biurze rachunkowym będzie dodatkowym atutem. Nie wymagamy wykształcenia prawniczego ani uprawnień księgowych. Zapewniamy wdrożenie w specyfikę naszych inwestycji i stosowane procedury.

Co oferujemy w zamian?

• Elastyczność zatrudnienia: umowa o pracę lub współpraca B2B.
• Komfortowe miejsce pracy: nowoczesne biuro o wysokim standardzie w Katowicach.
• Wdrożenie i wsparcie: poznasz nasze zasady obiegu dokumentów, sposób prowadzenia spraw i specyfikę transakcji nieruchomościowych.
• Samodzielność i realny wpływ: będziesz mieć możliwość usprawniania organizacji dokumentów i codziennej pracy biura.
• Rozwój: zdobędziesz praktyczne doświadczenie w obsłudze inwestycji, zakupie i sprzedaży nieruchomości oraz współpracy z notariuszami, urzędami i księgowością.
• Bezpośrednią współpracę: jesteśmy małą, rodzinną firmą z płaską strukturą, krótką ścieżką decyzyjną i bezpośrednim kontaktem z właścicielami.

Dołącz do zespołu, który buduje na własnych zasadach!

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem portalu. Napisz krótko, jakie masz doświadczenie w pracy z dokumentami, rozliczeniami i pilnowaniu terminów.