Asystent / Asystentka Zarządu – Chief of Staff (Senior Executive Assistant) — praca zdalna / Senior Executive Assistant / Chief of Staff — Remote (US

Wersja polska

Asystent / Asystentka Zarządu – Chief of Staff (Senior Executive Assistant) — praca zdalna

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się grupą spółek działającą na rynku amerykańskim. Poszukujemy doświadczonej, ambitnej osoby do pracy w 100% zdalnej, która zostanie prawą ręką Zarządu i zadba o sprawny przebieg codziennej pracy. Praca odbywa się w godzinach amerykańskich (US hours).

To rola dla kogoś z solidnym doświadczeniem biznesowym, kto działa samodzielnie, myśli o krok do przodu i bierze odpowiedzialność za powierzone zadania. Poza wsparciem Zarządu będziesz również koordynować pracę pozostałych asystentów i personelu (elementy roli chief of staff).

Twój zakres obowiązków:

• Bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i odciążanie kadry zarządzającej
• Wszechstronne wsparcie biznesowe — szeroki zakres zadań w ramach całej grupy spółek
• Koordynacja i nadzór nad pracą pozostałych asystentów oraz personelu, delegowanie zadań i dbanie o ich realizację (rola chief of staff)
• Zarządzanie kalendarzem, priorytetyzacja spotkań i koordynacja terminów w różnych strefach czasowych
• Organizacja podróży służbowych — rezerwacja lotów, hoteli i transportu oraz przygotowywanie planów podróży
• Obsługa płatności, faktur i rozliczanie wydatków
• Prowadzenie komunikacji i korespondencji; pełnienie roli pierwszego punktu kontaktu (filtrowanie maili i telefonów, kierowanie spraw)
• Organizacja spotkań: przygotowywanie agend, materiałów oraz notatek i podsumowań
• Przygotowywanie prezentacji, raportów i zestawień
• Kontakt i utrzymywanie relacji z klientami, dostawcami i partnerami
• Wsparcie projektów ad hoc i rozwiązywanie bieżących spraw organizacyjnych
• Dbanie o poufność powierzonych informacji oraz porządek w dokumentacji

Czego oczekujemy:

• Wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania lub biznesu (Business Management)
• Min. 5 lat doświadczenia zawodowego w biznesie, w tym na stanowisku asystenckim / wsparcia kadry zarządzającej
• Doświadczenie w koordynowaniu pracy zespołu lub innych asystentów
• Wysoka motywacja, proaktywność i samodzielność — działanie z poczuciem odpowiedzialności
• Rozgarnięcie biznesowe oraz bardzo dobre umiejętności analityczne i organizacyjne
• Język angielski na poziomie min. B2+
• Gotowość do pracy w godzinach amerykańskich (US hours)
• Gotowość do podróży służbowych po Europie i USA (ważny paszport)
• Stabilne łącze internetowe i własne stanowisko pracy (praca zdalna)
• Dobra znajomość pakietu MS Office (Outlook, Excel, Power

Point)

• Dyskrecja, komunikatywność i wysoka kultura osobista

Mile widziane:

• Doświadczenie we współpracy z firmami lub zespołami międzynarodowymi
• Znajomość kolejnego języka obcego

Co oferujemy:

• Pracę w 100% zdalną — bez dojazdów, z dowolnego miejsca
• Stałą, długoterminową współpracę
• Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia
• Premie uzależnione od wyników
• Budżet na szkolenia i rozwój zawodowy
• Bliską współpracę z Zarządem i realny wpływ na funkcjonowanie grupy spółek
• Pracę w międzynarodowym środowisku

English version

Senior Executive Assistant / Chief of Staff — Remote (US hours)

We are a fast-growing group of companies operating in the US market. We're looking for an experienced, ambitious person to work fully remotely as the right hand of the management team, keeping day-to-day operations running smoothly. This role works on US time-zone hours (US hours).

This is a role for someone with a solid business background who works independently, thinks a step ahead, and takes full ownership of their work. Beyond supporting the management team, you'll also coordinate the work of other assistants and staff (a chief-of-staff dimension).

Your responsibilities:

• Day-to-day support for the management team, taking routine work off their plate
• Versatile, all-round business support across the entire group
• Coordinating and overseeing other assistants and staff, delegating tasks and following through (a chief-of-staff role)
• Calendar management — prioritizing meetings and coordinating across time zones
• Organizing business travel: booking flights, hotels, and transport, and preparing itineraries
• Handling payments, invoices, and expense reports
• Managing communication and correspondence; acting as the first point of contact (filtering emails and calls, routing what matters)
• Coordinating meetings: preparing agendas, materials, and notes/follow-ups
• Preparing presentations, reports, and summaries
• Liaising with and maintaining relationships with clients, vendors, and partners
• Supporting ad-hoc projects and resolving day-to-day operational issues
• Safeguarding confidential information and keeping documentation organized

What we're looking for:

• A university degree in business management (or a related field)
• Minimum 5 years of professional business experience, including assistant / executive-support work
• Experience coordinating a team or other assistants
• Highly driven, proactive, and self-directed — takes ownership
• Sharp and business-savvy, with strong analytical and organizational skills
• English at a minimum B2+ level
• Availability to work US time-zone hours (US hours)
• Willingness and ability to travel for business across Europe and the US (valid passport)
• A reliable internet connection and your own workstation (remote role)
• Good knowledge of MS Office (Outlook, Excel, Power

Point)

• Discretion, strong communication skills, and professionalism

Nice to have:

• Experience working with international teams or companies
• Knowledge of an additional language

What we offer:

• A 100% remote role — no commute, work from anywhere
• Stable, long-term cooperation
• Competitive pay matched to your experience
• Performance-based bonuses
• A budget for training and professional development
• Close collaboration with leadership and real impact across the group
• An international working environment