Prowadź sekretariat w sercu toruńskiej kultury! ... umowa o pracę

Lubisz, gdy sprawy są dopięte na ostatni guzik, a dokumenty układają się w idealny porządek? Masz sprawne oko do szczegółów, nie boisz się nowoczesnych narzędzi cyfrowych i chcesz mieć realny wpływ na to, jak funkcjonuje instytucja kultury w Toruniu?

Dołącz do naszego ok. 20-osobowego zespołu! Szukamy osoby, która przejmie stery w naszym sekretariacie i stanie się prawą ręką dyrekcji oraz wsparciem dla całego zespołu.

Czym będziesz się zajmować?

• Dowodzeniem sekretariatem: odbieraniem telefonów, odpisywaniem na maile, obsługą korespondencji i uśmiechniętym witaniem naszych gości oraz partnerów.
• Nadzorem nad dokumentacją: sprawnym prowadzeniem obiegu pism (rejestracja, dekretacja, przekazywanie do realizacji, archiwizacja).
• Obsługą cyfrowych systemów: pracą na e-Doręczeniach (pobieranie/wysyłka, rejestracja, pilnowanie terminów) oraz obsługa KSeF (pobieranie dokumentów z systemu).
• Prowadzeniem BIP: publikacją i aktualizacją treści w Biuletynie Informacji Publicznej we współpracy z zespołem.
• Redagowaniem i pismami: przygotowywaniem projektów pism oraz zestawień administracyjnych.
• Wsparciem dyrekcji i zespołu: organizacją spotkań, dbaniem o kalendarz i podstawową logistyką biurową.

Szukamy właśnie Ciebie, jeśli masz:

• Wykształcenie min. średnie (mile widziane wyższe: administracja, prawo, zarządzanie lub humanistyczne).
• Min. 1–2 lata doświadczenia w pracy biurowej, sekretariacie lub administracji.
• Gotowość do pracy na e-Doręczeniach (warunek konieczny) oraz chęć/doświadczenie w prowadzeniu BIP
• Dobrą znajomość MS Office / Google Workspace (Word, Excel, poczta).
• Świetną organizację pracy, skrupulatność, samodzielność i wysoki poziom dyskrecji.
• Umiejętność redagowania pism urzędowych oraz wysoką kulturę osobistą.

Dodatkowym atutem będzie:

• Doświadczenie w instytucji kultury lub sektorze publicznym.
• Znajomość instrukcji kancelaryjnej/archiwalnej.
• Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku (zarządzanie czasem przy wielu zadaniach).
• Komunikatywny język angielski.

Co oferujemy w zamian?

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w instytucji kultury.
• Zgrany, kameralny zespół (ok. 20 osób), przyjazną atmosferę i pyszną kawę.
• Realny wpływ na porządkowanie i usprawnianie procesów w instytucji.
• Niezbędne narzędzia do pracy oraz wyczerpujące wdrożenie w procedury.
• Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Jak zaaplikować?

Prześlij nam swoje zgłoszenie zawierające:

• CV
• Krótki list motywacyjny
• Klauzulę RODO (zamieszczoną w CV):

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”

Wybrane osoby zaprosimy na rozmowę kwalifikacyjną. Zastrzegamy sobie prawo do zakończenia naboru bez wyłonienia kandydata.

Czekamy na Twoje zgłoszenie!