Project Coordinator | sourcing, dostawcy i realizacja

Wstęp — czyli doczytaj proszę do końca

Nie musisz znać tampondruku. Musisz umieć doprowadzić temat do końca.

Szukamy jednej osoby do zespołu Produkcji. Zależnie od Twojego doświadczenia i samodzielności wejdziesz jako Junior Project Coordinator albo Project Coordinator. To nie są dwa wakaty - to jedna rola z uczciwie skalibrowanym poziomem wejścia i jasnym kierunkiem rozwoju. Nie pracujesz z klientem końcowym. Klienta prowadzi Client Service. Ty prowadzisz realizację po stronie dostawców i wewnętrznego procesu BF.

Możesz nie znać branży merchu i gadżetów reklamowych. Nie możesz natomiast czekać, aż ktoś przypomni Ci o terminie, wykona trudny telefon albo uporządkuje za Ciebie pięć równoległych wątków. Szukamy osoby bardzo dokładnej, procesowej i zespołowej, a jednocześnie sprawczej - takiej, która pyta, sprawdza, przewiduje i domyka.

Kim jesteśmy?

Jesteśmy BF Agency. Pracujemy dla dużych marek w Polsce i Europie, m.in. Allegro, Asseco, Budimex, Deloitte, ING, PwC, State Street i UBS. Tworzymy merch, welcome packi, zestawy dla pracowników i klientów, nośniki kampanii, rozwiązania eventowe oraz webshopy. Łączymy pomysł, design, sourcing, produkcję, logistykę i operacyjne dowiezienie.

Nie interesuje nas przypadkowy gadżet z katalogu. Chcemy, żeby produkt był użyteczny, jakościowy i miał sens dla marki oraz odbiorcy. Robimy merch, ale bliżej nam do partnera 360 niż do sprzedawcy katalogowego. Gramy w szachy, nie w warcaby.

Więcej o BF Agency: bfagencja.pl | Jak rozumiemy pracę #normalnie: bfagencja.pl/normalnieNa czym polega ta rola?

Gdy Client Service sprzedaje i przekazuje projekt, Produkcja przejmuje operacyjne sterowanie realizacją. W bardziej złożonych tematach wchodzimy też wcześniej, żeby sprawdzić wykonalność, realny termin, koszt i ryzyko. Ty spinasz proces po stronie dostawców tak, żeby obietnica złożona klientowi stała się dobrze wyprodukowanym, dostarczonym i rozliczonym projektem.

To project management fizycznych realizacji: wiele elementów, kilka firm, różne techniki znakowania, próbki, akceptacje, terminy krytyczne, zmiany i czasem reklamacje. Nie przeklejasz briefu do dostawcy i nie czekasz, co się wydarzy. Prowadzisz temat.

• Prowadzisz realizacje end-to-end: brief produkcyjny, wyceny, harmonogram, zamówienia, próbki, akceptacje, produkcja, dostawa i zamknięcie kosztów.
• Sourcujesz i porównujesz dostawców: szukasz rozwiązań, sprawdzasz możliwości, koszt, jakość, termin i ryzyko.
• Pilnujesz jakości: wizualizacji, specyfikacji, próbek, zdjęć z produkcji, kompletności i checklist przed wysyłką.
• Rozwiązujesz problemy: dzwonisz, prowadzisz reklamację, uzgadniasz poprawkę i egzekwujesz rozwiązanie.
• Rozliczasz projekt: weryfikujesz faktury, przypisujesz koszty i sprawdzasz zgodność z wyceną.

Narzędzia AI, w tym ChatGPT, traktujemy jak codzienne wsparcie: do researchu i sourcingu, porównania wariantów, przygotowania pytań do dostawcy czy argumentów do negocjacji. AI przyspiesza pracę, ale nie bierze odpowiedzialności — specyfikacje, ceny, dostępność i decyzje zawsze weryfikujesz.

Poziom wejścia i rozwójNa starcie dobieramy projekty do Twojej gotowości. Jako Junior zaczynasz od prostszych realizacji i pracujesz z bliskim wsparciem zespołu. Jako Project Coordinator szybciej przejmujesz standardowe projekty. Docelowo samodzielnie prowadzisz średnio złożone realizacje, rozwiązujesz typowe problemy i zarządzasz kilkunastoma tematami równolegle.

Nauczymy Cię kategorii produktowych, technik znakowania, naszej bazy dostawców, standardów quality, procesu reklamacji i realiów logistyki. Nie będziemy uczyć od zera odpowiedzialności zawodowej. Dobrze, jeśli masz już doświadczenie w projektach, zakupach, logistyce, eventach, produkcji, customer operations albo administracji projektowej - nawet spoza naszej branży.

Kogo szukamy?

• Bardzo dobrze organizujesz pracę i dbasz o szczegóły - szczególnie liczby, terminy i ustalenia.
• Potrafisz prowadzić kilka wątków naraz, ustawiać priorytety i wracać z konkretnym statusem.
• Nie czekasz na polecenie, kiedy widzisz ryzyko; pytasz, proponujesz i eskalujesz odpowiednio wcześnie.
• Masz swobodę w rozmowie telefonicznej i potrafisz być asertywny / asertywna wobec dostawcy.
• Dokumentujesz decyzje i pracujesz według wspólnych standardów - nie trzymasz projektu wyłącznie „w głowie”.
• Jesteś zespołowy / zespołowa, przyjmujesz feedback i nie zrzucasz napięcia na innych.
• Masz angielski pozwalający czytać oferty i prowadzić roboczą komunikację z dostawcami.
• Akceptujesz pracę stacjonarną, od poniedziałku do piątku, w naszym biurze w Warszawie.

Kto się u nas nie odnajdzie?

Osoba szukająca spokojnej, rutynowej pracy przy jednym zadaniu; unikająca trudnych telefonów; traktująca termin, koszt lub jakość jako problem kogoś innego; działająca poza zespołem i wspólnym procesem. Tempo jest realne, ale nie chcemy heroizmu ani ciągłego gaszenia pożarów — chcemy porządku, wczesnego wychwytywania ryzyk i odpowiedzialności.

Co oferujemy?

• Uporządkowane wdrożenie, mentoring lidera oraz realne wsparcie zespołu.
• Jasną ścieżkę Junior Project Coordinator → Project Coordinator, opartą na samodzielności i jakości, nie na samym stażu.
• Pracę nad realnymi projektami dla dużych marek - efekt trafia do ludzi, na eventy, do biur i paczek, a nie kończy życia w prezentacji.
• Dużo praktycznej wiedzy o produkcji, sourcingu, negocjacjach, jakości, logistyce i finansach projektu.
• 30-osobowy zespół, bliski kontakt z liderami, nowoczesne biuro przy Rondzie Daszyńskiego.
• Wysokie wymagania i wysokie wsparcie. Dużo odpowiedzialności, ale też wpływ i możliwość szybkiego rozwoju.

In what we believe — czyli #normalnie#normalnie nie znaczy „zawsze łatwo”. Znaczy: mówimy wprost, dotrzymujemy ustaleń, nie przerzucamy odpowiedzialności, pomagamy sobie bez zdejmowania ownershipu i sygnalizujemy ryzyko, zanim stanie się problemem. Jakość to dla nas nie tylko dobry produkt, ale też realny termin, uczciwa rekomendacja, czytelna komunikacja i odpowiedzialność za wynik.

Liderzy są blisko pracy i ludzi. Jest tempo, wymaganie, feedback i czasem trudna rozmowa. Jest też zaufanie, wsparcie i wspólne granie do jednej bramki. Jeśli chcesz pracować na dłużej, uczyć się szybko i widzieć fizyczny efekt swojej pracy — to może być dobre miejsce.

Doczytałeś / doczytałaś? To teraz napisz bezpośrednio

Wyślij CV bezpośrednio na: [email protected]. W temacie wpisz: „JPC/PC Produkcja — imię i nazwisko”.

W treści maila odpowiedz krótko na dwa pytania poniżej. Nie potrzebujemy klasycznego listu motywacyjnego ani tekstu z generatora.

Chcemy zobaczyć, czy przeczytałeś / przeczytałaś ogłoszenie i jak myślisz1. Który fragment tego ogłoszenia najlepiej opisuje pracę, w której chcesz się rozwijać i dlaczego?2. Podaj jeden konkretny przykład sytuacji, w której samodzielnie uporządkowałeś / uporządkowałaś kilka wątków i doprowadziłeś / doprowadziłaś temat do końca. Co było Twoją odpowiedzialnością?

Jak wygląda proces1. Czytamy Twój mail, odpowiedzi i CV. Jeśli widzimy dopasowanie, wracamy z kontaktem.2. Rozmawiasz z osobami decyzyjnymi o roli, doświadczeniu i wzajemnych oczekiwaniach.3. Spotykamy się w biurze z częścią zespołu. Ty poznajesz ludzi i realia pracy, my poznajemy Ciebie. Jeśli po obu stronach jest „tak” — składamy ofertę.

Nie obiecujemy, że będzie lekko. Obiecujemy, że będzie prawdziwie, rozwojowo, wymagająco i z dużym wsparciem.