Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG Усі вакансії

Düsseldorf

Діє до 8 жов 2026

10 днів тому

Коротко

Office Manager role at AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG in Düsseldorf. Responsibilities include office operations, document management, CRM, billing, and training. Requires commercial apprenticeship, CRM/ERP experience, and AdA certification. Full/part-time, permanent.

Ключові слова

CRM ERP Office Management Document Management Billing Facility Management KI Tools

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Einleitung

Die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG ist ein etabliertes mittelständisches Unternehmen, das umfassende Dienstleistungen im Bereich Betriebliche Sicherheit und Gesundheitsschutz anbietet. Mit einem fokussierten Team und fundiertem Fachwissen unterstützen wir unsere Kunden dabei, effiziente und sichere Abläufe zu gewährleisten.

Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Professionalität, Zuverlässigkeit und individuelle Betreuung aus. Als Dienstleister im Business-to-Business-Bereich legen wir großen Wert auf nachhaltige Lösungen und vertrauensvolle Partnerschaften.

Das macht die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG nicht nur zu einem in der Luftfahrtbranche führenden Beratungsunternehmen im Compliance-Management, wir sind auch Partner für praktikable, effiziente und digitale Lösungen, die Führungskräfte entlasten und Rechtssicherheit garantieren.

Zur Verstärkung unseres erfolgreichen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Standort Düsseldorf einen/eine

Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

Über die Position

In dieser zentralen Rolle steuern Sie die täglichen Büroabläufe, unterstützen die kaufmännischen Kernprozesse und begleiten aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Standards. Als verlässliche Ansprechperson für Team und Management halten Sie den Betrieb am Laufen und bringen bei Eignung die Bereitschaft mit, mittelfristig in die Rolle der Office-Leitung aufzusteigen.

Aufgaben

Übernahme des operativen Office Managements inklusive der Terminkoordination, des Reisemanagements, der Telefonkontakte sowie der Koordination des Facility Managements
Digitale Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im Dokumentenmanagementsystem
Pflegen der Stammdaten im CRM-System (Vemas), abgleichen von Rechnungs- und Vertragsdaten mit Fachdatenbanken
Bearbeiten von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragen von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden, als auch der Rechtsabteilung zuarbeiten
Eigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden für den Beruf Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.
Bestehende Standards aus dem Office-Guide umsetzen und aktiv an der digitalen Prozessverbesserung im KI-Board mitwirken

Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Office Management sowie im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und Fakturierungsprozessen
AdA-Schein zur Ausbildereignung nach AEVO
Digitalaffinität sowie Offenheit für neue Softwarelösungen, Datenabgleiche und den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag
Empathisches Auftreten, deeskalierende Kommunikationsstärke, hohe Organisationskompetenz und professionelle Ruhe in intensiven Situationen.
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung in der Luftfahrtbranche wünschenswert

Wir bieten

Das Zielgehalt liegt bei 45.000 € bis 50.000 € Jahresbrutto je nach Qualifikation mit einer klaren Entwicklungsperspektive.
Es besteht die Perspektive eines gezielten Aufbaus zur Office-Leitung direkt unter der Geschäftsführung.
Die Position ist in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche und bis zu 2 Tagen Flex-Office bei fester Büropräsenz am Freitag angelegt.
Freie Getränke, frisches Obst, Jobticket sowie eine Essenszulage gehören ebenfalls zu den Benefits
Möglichkeit zum Erhalt eines JobFahrrads
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