Office Manager*in (m/w/d)

Deutsch-Israelische Gesellschaft e.V. Усі вакансії

Berlin

25 днів тому

Коротко

Office Manager (m/f/d) in Berlin, part-time (30h/week). Responsibilities include office management, coordination of administrative processes, mail/phone handling, meeting preparation, document management, and supporting management/accounting. Requires commercial apprenticeship, several years of experience, strong organizational skills, MS Office proficiency, and identification with the organization's goals.

Ключові слова

Office Management Administration MS Office Organizational Skills Coordination Document Management Communication

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Einleitung

Die Bundesgeschäftsstelle der Deutsch-Israelischen Gesellschaft e.

V. (DIG) in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Office Manager*in (m/w/d) in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche.

Aufgaben

Selbständige Organisation und Steuerung des laufenden Office-Managements der Bundesgeschäftsstelle einschließlich Festlegung geeigneter Bearbeitungswege
Eigenständige Koordination interner Verwaltungsabläufe einschließlich Bewertung, Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge
Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Telefonmanagement
Versand und Logistik von Materialien
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und internen Abstimmungen
Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Protokollen, Beschlüssen und Vorgängen
Pﬂege und Verwaltung der Dokumentenablage einschließlich eigenständiger Zuordnung und Strukturierung von Vorgängen
Analyse der Verwaltungs-, Ablage- und Kommunikationsabläufe, Erarbeitung und Abwägung von Lösungsalternativen sowie eigenständige Gestaltung der Abläufe im übertragenen Verantwortungsbereich
Koordination externer Dienstleister sowie allgemeiner Büro- und Beschaffungsvorgänge einschließlich Bedarfsermittlung sowie Einholung und vergleichender Bewertung von Angeboten
Eigenständige Bearbeitung interner und externer Anfragen einschließlich abschließender Beantwortung sowie Sicherstellung des Informationsﬂusses innerhalb der Bundesgeschäftsstelle
Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
Unterstützung bei der Buchhaltung und Mitgliederverwaltung

Profil

Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie Erfahrung in der selbständigen Steuerung von Verwaltungs- und Büroprozessen, in der Analyse administrativer Abläufe und in der Erarbeitung eigener Lösungsvorschläge
Präzise, strukturierte, zuverlässige und verantwortungsvolle Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und ein sicherer Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Hohe Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Engagement und Flexibilität
Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
Hohe Identifikation mit Zielen und Grundsätzen der DIG

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in Deutschlands größter israelsolidarischer Organisation mit über 9.000 Mitgliedern
Moderne Arbeitsbedingungen in einem engagierten Team
Perspektiven zur persönlichen Weiterentwicklung
Eine zentrale Schnittstellenfunktion in der Bundesgeschäftsstelle mit eigenständigem Verantwortungsbereich

Weitere Informationen

Das Anstellungsverhältnis wird nach E7 TVöD vergütet. - Der Arbeitsort beﬁndet sich in Berlin.

Die Tätigkeit ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Arbeitszeit: 30 Stunden/Woche

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 8. September 2026 an [email protected]