Office Manager | Asystent(ka) Zarządu, — administracja i operacje | praca z AI | Warszawa

Większość ogłoszeń na pracę biurową obiecuje spokój. My obiecujemy coś innego: że za rok będziesz umieć rzeczy, po których nikt już nie nazwie Cię „osobą z administracji” — i że zobaczysz od środka, jak naprawdę działa firma handlowa, której reklamy oglądasz w telewizji. Zaczyna się od porządku. Kończy się dużo dalej.

Pojawiło się u nas stanowisko, które obsadzimy. Rekrutujemy jedną osobę i zamykamy nabór, gdy ją znajdziemy. Kto wejdzie teraz, wchodzi w moment, w którym firma otwiera kolejne rynki i kolejne marki. Za pół roku to samo stanowisko będzie już miało właściciela.

To ogłoszenie jest dla Ciebie, jeśli lubisz, gdy dokumenty, terminy i płatności są pod kontrolą, i chcesz stąd wejść głębiej w operacje firmy.

I od razu jedno zastrzeżenie: nie szukamy księgowej. Księgowość mamy zewnętrzną. Szukamy osoby, która ogarnia obieg spraw w firmie i pilnuje, żeby nic nie leżało.

Kim jesteśmy

Jesteśmy polską grupą handlową, która w kilka lat zbudowała jedne z najbardziej rozpoznawalnych marek spożywczych w kraju. Yerbador to największy sprzedawca yerba mate w Polsce. Obok tego: Sakuro (matcha ceremonialna), miody, orzechy, superfoods, energetyki, batony, kawy i dermokosmetyki Genévry. Pięć spółek, własny dział sprzedaży, magazyn, produkcja, e-commerce i marketing — wszystko pod jednym dachem, na Mokotowie.

Wprowadzamy kolejne linie produktowe, otwieramy rynki europejskie i przygotowujemy grupę do wejścia na rynek kapitałowy. To rzadka sytuacja: firma jest już duża, ale wciąż na tyle zwinna, że jedna osoba realnie zmienia sposób, w jaki działa.

Skala, w której będziesz pracować to 10 godzin emisji TV miesięcznie, 5 spółek w grupie, 9 kategorii produktowych, setki tys. klientów rocznie

Jesteśmy dużym reklamodawcą telewizyjnym — nasze spoty lecą codziennie — oraz jednym z największych reklamodawców w Meta Ads i Google Ads.

Twarze naszych kampanii: Magda Gessler, Katarzyna Cichopek, Robert Janowski, Edyta Górniak, Cezary Żak, Teresa Lipowska, Małgorzata Ostrowska-Królikowska, Piotr Żyła, Anna Popek, Kacper Kuszewsk. Umowy z nimi, plany nagraniowe i rozliczenia przechodzą przez to biuro — czyli przez Ciebie.

Za co odpowiadasz

• Dokumenty i faktury. Zbierasz faktury kosztowe ze wszystkich kanałów, sprawdzasz je formalnie, przypisujesz do właściwej spółki i przekazujesz księgowości. Efekt: koniec miesiąca zamyka się bez pościgu za brakami.
• Płatności i terminy. Prowadzisz rejestr zobowiązań, przygotowujesz przelewy do akceptacji, pilnujesz opłat cyklicznych. Efekt: nic nie jest zapłacone po terminie.
• Umowy i sprawy pracownicze. Obsługujesz zatrudnienia i zakończenia współpracy — komplet dokumentów, zgłoszenia do biura rachunkowego, archiwum. Efekt: każdy ma umowę na czas, a dokumentacja jest kompletna.
• Biuro. Zamówienia, dostawy, karty wejściowe, korespondencja, sprawy bieżące. Efekt: nikomu niczego nie brakuje i nikt nie musi o tym myśleć.
• Mniejsze tematy operacyjne. Wyszukanie dostawcy, porównanie ofert, dopilnowanie wysyłki, domknięcie sprawy, która utknęła między działami. Tego jest w tej roli coraz więcej — i to jest w niej najciekawsze.

Dokąd to prowadzi

• Ta rola powstała po to, żeby rosła. Poprzednik zaczynał od dokumentów, a skończył prowadząc projekty produktowe i rozmawiając z dostawcami. Znaczną część powtarzalnej pracy przejęła u nas AI — dzięki temu uwolniony czas idzie w rzeczy ciekawsze, a nie w kolejny stos papieru.
• W zależności od Twoich mocnych stron dojdą: wyszukiwanie i negocjowanie z dostawcami, organizacja wydarzeń i planów nagraniowych, obsługa zamówień hurtowych, koordynacja projektów marketingowych, prowadzenie wprowadzenia nowego produktu. To nie są obietnice na papierze — to zadania, które dziś czekają na osobę, która je weźmie.
• Dostaniesz warsztat, którego nie ma prawie nikt

Cała firma stoi na własnych narzędziach AI: agenci pilnują terminów i dokumentów, wyłapują braki w fakturach, przygotowują raporty i zestawienia, kontrolują zamówienia. Dostaniesz zestaw takich narzędzi zbudowanych pod siebie i nauczysz się je układać samodzielnie — to dziś jedna z najlepiej wycenianych kompetencji na rynku pracy, a nauczyć się jej można praktycznie tylko w firmie, która już tak pracuje.

Kogo szukamy

• jesteś dokładna lub dokładny — przy kwotach, datach i danych to rzecz kluczowa;
• masz swój sposób na pilnowanie terminów i on działa;
• domykasz sprawy zamiast je odkładać, a jak coś utknie u kogoś innego — przypominasz;
• umiesz spokojnie powiedzieć „to jeszcze nie jest gotowe” i „potrzebuję tego do piątku”;
• szybko uczysz się nowych narzędzi i nie boisz się nowego systemu;
• jesteś osobą godną zaufania — przechodzą przez Ciebie dane osobowe, umowy i płatności;
• piszesz po polsku bez błędów.
• Doświadczenie w administracji, biurze, kadrach lub przy Zarządzie pomoże. Ale jeśli jesteś po studiach zarządczych, ekonomicznych czy administracyjnych i dopiero zaczynasz — aplikuj. Zdolności i tempo nauki są dla nas ważniejsze niż liczba lat w CV.

Czego NIE musisz umieć

• księgować — od tego mamy biuro rachunkowe;
• obsługiwać żadnego konkretnego systemu sklepowego, magazynowego ani fakturowego. Uczymy w tydzień, a większość pracy wykonuje warstwa AI;
• znać się na prawie pracy — potrzebujesz sumienności, nie uprawnień kadrowych.

Konkrety

Wynagrodzenie: 6 000 – 9 500 zł brutto + premia

Przegląd stawki po 6 i po 12 miesiącach. Widełki rosną razem z zakresem: ścieżka na Office & Operations Managera to realnie 11 000 – 12 000 zł

Godziny: poniedziałek – piątek 9:00-17:00.

Biuro: Pole Mokotowskie, 5 minut od metra. Własne biurko, dobry sprzęt, kuchnia, kawa i nasze produkty bez limitu.

Wdrożenie: pierwszy miesiąc z planem na piśmie i osobą, która wszystko pokazuje. Nie zostaniesz rzucona ani rzucony na głęboką wodę.

Bezpośrednia współpraca z Zarządem i wgląd w to, jak naprawdę działa firma handlowa tej skali.

Rekrutacja

• Wysyłasz CV. Odpowiadamy każdemu w ciągu 5 dni roboczych.
• Krótka rozmowa telefoniczna, 15 minut.
• Spotkanie w biurze plus test kompetencji zawodowych. Swój raport dostajesz na własność, niezależnie od wyniku.
• Decyzja i oferta w ciągu tygodnia od spotkania.

Aplikuj, nawet jeśli nie spełniasz wszystkiego. Szukamy osób zdolnych i zdeterminowanych, nie kolekcjonerów wymagań.

Praca biurowa w firmie, która stoi w miejscu, wygląda za rok tak samo. Ta — nie.

Wchodzimy na rynki europejskie, wprowadzamy kolejne marki i przygotowujemy grupę do wejścia na rynek kapitałowy. Osoba, która usiądzie na tym miejscu teraz, będzie za rok znać tę firmę lepiej niż większość osób, które w niej pracują — bo przez to biurko przechodzi wszystko.

Wyślij CV. Odpowiadamy każdemu, a całą rekrutację zamykamy w dwa tygodnie.