Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Organisationstalent . Mitdenker. Erster Ansprechpartner.

Sie sind gut organisiert, denken mit und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Sie arbeiten gerne selbstständig, haben ein gutes Gespür für Menschen und sind gleichzeitig diejenige, die bei technischen Fragen nicht gleich die Nerven verliert?

Dann könnte diese Stelle genau das Richtige für Sie sein.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Managerin & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und gleichzeitig eine wichtige Schnittstelle für unser Team und unsere Geschäftsstelle übernimmt.

Wer wir sind

Der LfK ist ein engagierter Landesverband, der über 1.400 ambulante Pflegedienste und Tagespflegeeinrichtungen kompetent unterstützt, ihre Interessen vertritt und sich aktiv für die Weiterentwicklung der ambulanten Pflege einsetzt.

In unserer Geschäftsstelle in Köln Porz arbeiten wir als kleines, engagiertes Team mit Blick auf den Dom, kurzen Wegen, direktem Austausch und viel Eigenverantwortung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Persönlichkeit, die organisiert, mitdenkt und gerne Verantwortung übernimmt.

Ihre Aufgaben – vielseitig und mittendrin

Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Büro

• Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern
• Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen unserer Mitarbeitenden
• Mitgliederverwaltung und Aktualisierung weiterer Stammdaten über „Combit“
• Unterstützung bei der Organisation eines reibungslosen Büroalltags

Sie halten der Geschäftsführung den Rücken frei

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
• Nachhalten von Aufgaben und organisatorischen Abläufen

Sie sind die Schnittstelle zu unserem Steuerbüro

• Vorbereitende Buchhaltung
• Zusammenstellung und Weiterleitung von Unterlagen
• Kommunikation und Abstimmung mit dem Steuerbüro
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben rund um Buchhaltung und Personal

Sie haben die Technik im Griff

• Keine Angst vor Technik? Perfekt!
• Ansprechpartnerin für unsere interne Konferenz- und Präsentationstechnik
• Erste Anlaufstelle bei kleineren IT-Problemen im Team
• Koordination mit unserem externen IT-Dienstleister, wenn Unterstützung benötigt wird
• Unterstützung bei der Einführung und Nutzung digitaler Tools

Was Sie mitbringen sollten

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie haben idealerweise bereits Erfahrung in Assistenz, Verwaltung, Office Management oder einem vergleichbaren Bereich.
• Sie sind organisiert, zuverlässig und arbeiten gerne eigenständig.
• Sie können Prioritäten setzen und behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick.
• Sie kommunizieren sicher und freundlich – telefonisch wie schriftlich.
• Sie gehen offen mit digitalen Anwendungen um und haben ein gutes technisches Verständnis.
• Sie sind jemand, der Probleme nicht nur erkennt, sondern gerne nach einer Lösung sucht.
• Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen sind für Sie selbstverständlich.

Was wir Ihnen bieten

Bei uns erwartet Sie keine klassische „Sekretariatsstelle“, sondern eine vielseitige Position mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, sind im täglichen Austausch mit unserem Team und haben einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich, in dem Sie vieles selbstständig organisieren und gestalten können.

Konkret wartet auf Sie:

• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit bei der Ihre Ideen und dein Organisationstalent gefragt sind
• kurze Entscheidungswege und direkten Austausch mit der Geschäftsführung
• viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• ein wertschätzendes und kollegiales Team
• eine langfristige berufliche Perspektive
• ein moderner und digital ausgerichteter Arbeitsplatz
• gute Erreichbarkeit mit dem Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln
• kostenfreie Parkmöglichkeiten

Weitere Informationen

Das spricht Sie an?

Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Schicken Sie uns gerne Ihre Bewerbung - am liebsten online - mit Angaben zu Ihrem möglichen Eintrittstermin und zu Ihren Gehaltsvorstellungen an [email protected].

Wir freuen uns auf Sie!

Ihr Ansprechpartner vor Ort:

Christine Strobel, stellvertretende Geschäftsführerin Tel.: 0221 / 88 88 55-0

**Landesverband freie ambulante Krankenpflege NRW e.

V. (LfK)** Von-der-Wettern-Straße 27 51149 Köln