Mitarbeiter/in Office Management und Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Wilkenwerk GmbH Усі вакансії

Hamburg

13 днів тому

Коротко

Event marketing agency seeking an Office Management and Executive Assistant. Responsibilities include office management, executive support, HR tasks, IT coordination, and preliminary accounting. Requires MS Office proficiency, strong communication in German and English, and organizational skills.

Ключові слова

office management executive assistant ms office hr administration accounting english german it coordination

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Einleitung

Über Wilkenwerk

Wilkenwerk ist eine Agentur für Event Marketing.

Wir gestalten Echtzeit: Momente, in denen Marken und Menschen wirklich aufeinandertreffen. Live, digital oder hybrid. Mit Ideen, die berühren. Mit Strukturen, die tragen. Und mit einem großartigen Team, das gemeinsam daran arbeitet, aus Begegnungen echte Erlebnisse zu machen.

Dabei geht es uns nicht nur um perfekte Abläufe oder starke Bilder. Es geht um Wirkung, Vertrauen und das Gefühl, zur richtigen Zeit am richtigen Ort etwas Relevantes zu erleben. Wir hören zu, denken mit, bringen Ordnung in Komplexität und gestalten Räume, in denen Austausch, Emotion und Marke zusammenkommen.

Wir synchronisieren, wo andere senden; mit Haltung, System, Kreativität und Freude an guter Zusammenarbeit.

Erkennst Du Dich darin wieder?

Hast Du Lust auf Menschen -und Personalarbeit?

Kaufmännische Sorgfalt für den Umgang mit Eingangsrechnungen, Bestellwesen und Kassenverantwortung ist dir nicht fremd?

Du hast keine Angst vor IT?

Lernst gern etwas Neues? Du hast ein gutes Gefühl für die Einhaltung von Vertraulichkeit auch gegenüber dem Team?

Du denkst auch mal für Deine Chefin mit und unterstützt sie tatkräftig?

Du liebst Abwechslung in Deinen Aufgaben?

Prima! Dann bist Du bei uns genau richtig!

Aufgaben

Deine Aufgaben

Führung des gesamten Bereiches Office Management inkl. Telefonzentrale, Abfertigung Kurierdienste, Postbearbeitung ein- und ausgehend, Bestellung Büromaterial, Verbrauchs-material
Assistenz der Geschäftsleitung
Personalmanagement: Urlaubs- und Gleitzeitkontrolle, Vertragsausfertigungen und Zusätze, An- und Abmeldung der neuen MA bei der EDV und Ausstattung der Arbeitsplätze
On-und Offboarding von neuen Mitarbeiter*innen
Koordination der EDV
Vorbereitende Buchhaltung – Eingabe von Eingangsrechnungen in Agentursoftware
Informationsverwaltung
Datenschutzmanagement

Profil

Das bringst du mit

Sehr guter Umgang mit dem MS Office-Paket
Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowohl in Deutsch als auch in Englisch
Erstklassige Organisationsfähigkeiten
Initiatives Handeln und Interesse im Workflowmanagement
Hohes Maß an Selbstständigkeit
Eigenverantwortliche, strukturierte und dabei kooperative Arbeitsweise
Diskretion, Verlässlichkeit sowie souveränes, verbindliches und freundliches Auftreten
Ganzheitliches Denken in Verbindung mit ausgeprägter Serviceorientierung
Kenntnisse in HR-Themen und ggf. Branchenkenntnisse aus dem Agenturbereich
Spaß an der Bearbeitung unterschiedlichster Themen
Kein Problem, Dienstleister*in für die Kolleg*innen zu sein

Wir bieten

Was dich bei uns erwartet

Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz im Eventbereich
Flache Hierarchien und gelebtes Miteinander, wo Wertschätzung kein Fremdwort ist
Ein aufgeschlossenes und freundliches Team, welches auch gern mal miteinander grillt und zum Afterwork zusammensitzt
Raum, Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten
Eine Kultur, in der Qualität, Respekt, Wertschätzung, Neugier und Freude an Gestaltung zählen
Gleitzeitkonto
Jobticket, Telefonkostenzuschuss
Neues tolles Büro mitten in Altona
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Und natürlich gibt’s auch Kaffee, Tee und Snacks bis zum Abwinken