Legal Operations & Administrative Assistant (M/K)

Zakres obowiązków Koordynowanie i obsługa podróży służbowych, w tym rezerwacji lotów, hoteli oraz transportu zgodnie z obowiązującą polityką podróży Optymalizacja kosztów podróży w ramach wewnętrznych wytycznych oraz kontrola zgodności rezerwacji z wymaganiami organizacji Wspieranie procesów finansowych, w tym weryfikacja i przygotowanie dokumentacji dotyczącej faktur oraz wydatków służbowych Rozliczanie wydatków z dbałością o poprawność formalną i merytoryczną, w tym zgodność opisów pod kątem podatkowym oraz czytelność dokumentów Monitorowanie statusu płatności oraz bieżąca współpraca z dostawcami i działem księgowości w celu domykania procesów Wsparcie w obiegu dokumentów prawnych, w tym formatowanie prezentacji, pism oraz przygotowywanie materiałów do archiwizacji umów Zarządzanie dokumentacją i jej obiegiem w sposób uporządkowany, zapewniający spójność wersji oraz łatwy dostęp do informacji Kontrola jakości przygotowywanych materiałów, w tym estetyki, kompletności oraz logicznej spójności danych przed przekazaniem do dalszych etapów Wykrywanie nieprawidłowości i anomalii w danych, terminach lub dokumentach oraz inicjowanie działań korygujących przed zatwierdzeniem Wymagania Doświadczenie w administracji biurowej lub operacyjnej w środowisku korporacyjnym, z naciskiem na przetwarzanie danych i kontrolę ich poprawności Silne kompetencje organizacyjne oraz nastawienie na szczegóły, w tym podejście „zero-error” w pracy z dokumentacją prawną i finansową Zmysł analityczny umożliwiający łączenie faktów, weryfikację spójności informacji oraz wychwytywanie błędów i anomalii w liczbach lub datach Praktyczna znajomość procesów podróży służbowych, w tym rezerwacji i rozliczeń zgodnych z polityką firmy Znajomość systemów ERP lub zakupowych, takich jak SAP, Ariba lub Coupa, oraz umiejętność pracy w środowisku opartym o narzędzia cyfrowe Umiejętność obsługi dokumentów finansowych, w tym faktur i wydatków, z uwzględnieniem poprawności formalnej oraz podatkowej (np. VAT) i czytelności opisów Doświadczenie w monitorowaniu statusów płatności oraz prowadzeniu komunikacji z dostawcami i działami wewnętrznymi Kompetencje w zakresie formatowania i przygotowywania dokumentów, w tym prezentacji, pism oraz materiałów do archiwizacji umów Biegłość w pracy z pakietem MS Office, szczególnie w Excelu, w tym tworzenie zestawień, raportów oraz weryfikacja danych z wykorzystaniem funkcji logicznych i tabel Zaawansowane formatowanie w Word i PowerPoint oraz praktyczna znajomość wsparcia AI w przygotowywaniu profesjonalnych materiałów Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2/C1, umożliwiająca płynną komunikację w mowie i piśmie oraz pracę z anglojęzycznymi systemami Rozumienie specyfiki pracy projektowej dla klienta zewnętrznego, w tym elastyczność, orientacja na cel oraz odpowiedzialność za terminowość Wysoka etyka pracy, uczciwość oraz rozumienie znaczenia Compliance i zgodności z procedurami Gotowość do pracy w środowisku różnorodnym oraz współpracy z zespołami o różnych perspektywách Oferujemy Atrakcyjne wynagrodzenie miesięczne oraz benefity pozapłacowe (opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie na życie) Możliwość dołączenia do programu podnoszenia kompetencji oraz certyfikacji Udział w procesach o wysokim standardzie jakości, gdzie liczy się precyzja, zgodność i odpowiedzialność za dokumentację Praca w środowisku korporacyjnym w Warszawie, z wyraźnie zdefiniowanymi zadaniami operacyjnymi i procesami do realizacji Możliwość rozwoju kompetencji w obszarze legal operations, administracji oraz obsługi procesów finansowo-dokumentacyjnych Współpraca z zespołami wymagającymi rzetelności, analitycznego myślenia i sprawnej organizacji pracy Wsparcie w zakresie wdrożenia do narzędzi i standardów pracy, w tym do systemów wykorzystywanych w procesach operacyjnych