Koordynator obsługi biura i klienta

Szukamy osoby uważnej, odpowiedzialnej i dobrze zorganizowanej, która potrafi doprowadzać rozpoczęte sprawy do końca. To stanowisko dla kogoś, kto nie tylko odbiera telefon i przyjmuje dokumenty, ale potrafi dopytać, zapisać ustalenia, poprawnie przygotować dokumenty, przekazać kompletną informację właściwej osobie i dopilnować dalszego ciągu sprawy. Na czym będzie polegała Twoja praca? * obsługa klientów telefonicznie, mailowo i osobiście, * przyjmowanie i przekazywanie dokumentów, * wypełnianie i przygotowywanie dokumentów oraz formularzy administracyjnych, * przygotowywanie pism, korespondencji i dokumentacji według obowiązujących wzorów i procedur, * pilnowanie terminów, ustaleń i bieżących spraw klientów, * kontakt z klientami w celu uzyskania brakujących danych i informacji, * dbanie o prawidłowy przepływ informacji między klientem, księgowością, kadrami i kierownikiem, * organizacja bieżących spraw administracyjnych biura, * dopilnowywanie, żeby rozpoczęte sprawy nie pozostawały bez odpowiedzi. Kogo szukamy? Osoby, która: * słucha ze zrozumieniem i zwraca uwagę na szczegóły, * jeżeli czegoś nie wie – dopytuje zamiast zgadywać, * potrafi dokładnie pracować z dokumentami, formularzami i danymi, * przed wysłaniem dokumentu sprawdza, czy został poprawnie i kompletnie przygotowany, * zapisuje zadania i nie wymaga ciągłego przypominania, * potrafi organizować kilka spraw jednocześnie, * zauważa, kiedy brakuje informacji potrzebnej do dalszego działania, * potrafi przekazać innym pełną informację, a nie tylko jej fragment, * jest odpowiedzialna i samodzielna, * ma wysoką kulturę osobistą, * potrafi profesjonalnie, spokojnie i uprzejmie rozmawiać z klientami, * nie zbywa klienta odpowiedzią „nie wiem” – jeżeli nie zna odpowiedzi, sprawdza temat i wraca z informacją, * potrafi pisać poprawne i kulturalne wiadomości, * zachowuje dyskrecję i poufność. Ważne Koordynator obsługi biura i klienta jest często pierwszą osobą, z którą kontaktuje się klient, dlatego bardzo ważne są dla nas profesjonalne zachowanie i sposób komunikacji. Na stanowisku obowiązuje również schludny, profesjonalny wygląd i strój odpowiedni do pracy biurowej oraz bezpośredniego kontaktu z klientami. Nie wymagamy bardzo formalnego stroju. Oczekujemy standardu odpowiedniego do profesjonalnego biura rachunkowego. Nie musisz znać księgowości Nie wymagamy wcześniejszego doświadczenia w biurze rachunkowym. Nauczymy Cię naszych systemów, procedur, wzorów dokumentów i sposobu pracy. Dużo ważniejsze jest dla nas to, jak pracujesz: czy potrafisz słuchać, dokładnie pracować z dokumentami, organizować informacje, dopytać, kiedy czegoś nie wiesz, i doprowadzić rozpoczętą sprawę do końca. Co oferujemy? * stabilną pracę na pełen etat, * dokładne wdrożenie do stanowiska, * jasno określone zasady i zakres odpowiedzialności, * wzory, procedury i narzędzia ułatwiające prawidłowe wykonywanie zadań, * możliwość poznania od środka funkcjonowania przedsiębiorstw i biura rachunkowego, * stopniowe zwiększanie samodzielności i odpowiedzialności, * pracę w zespole stawiającym na profesjonalną obsługę klientów i dobrą organizację pracy. Miejsce pracy: Kobylnica Forma pracy: stacjonarna, pełny etat Jak wygląda rekrutacja? Chcemy poznać nie tylko Twoje doświadczenie, ale przede wszystkim Twój sposób działania. Dlatego oprócz rozmowy poprosimy Cię o wykonanie krótkiego zadania praktycznego opartego na sytuacjach, które naprawdę zdarzają się w naszej pracy. Nie będziemy sprawdzać wiedzy księgowej. Chcemy zobaczyć, jak pracujesz z informacją i dokumentami, komunikujesz się z klientem, reagujesz na niejasną sytuację i doprowadzasz sprawę do końca. Jeżeli lubisz kontakt z ludźmi, dobrze czujesz się w pracy wymagającej organizacji i dokładności, zauważasz szczegóły i masz satysfakcję z tego, że sprawa została załatwiona od początku do końca – wyślij nam swoje CV. Chętnie Cię poznamy.