Geschäftsführungsassistenz (m/w/d) mit Verwaltungsteamleitung

Wir, der Verein in.come, begleiten Jugendliche auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf und unterstützen junge Menschen mit Benachteiligungen bei ihrer beruflichen Integration. Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die administrative Abläufe professionell begleitet und die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen unterstützt.

Geschäftsführungsassistenz mit Verwaltungsteamleitung ab sofort Stundenausmaß: Vollzeit: 37 Wochenstunden Dienstort: Wien

Deine Aufgaben

Allgemeine Verwaltung

• Unterstützung des Verwaltungs-, Leitungs- und Beratungsteams
• Empfang unserer Klientinnen und Klienten sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Organisation des Büroalltags und administrative Abläufe
• Vor- und Nachbereitung der Buchhaltung
• Reisekostenabrechnungen und Internetbanking
• Dokumenten- und Aktenverwaltung
• Kontakt zu Steuerberatung, Bank, Versicherungen, Hausverwaltung, EDV und weiteren Kooperationspartner:innen
• Vertretung administrativer Aufgaben innerhalb des Verwaltungsteams
• Verwaltungsteamleitung von derzeit 4 Personen

Schwerpunkt Geschäftsführungsassistenz

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Mitarbeit bei Budgetübersichten, Projektabrechnungen und administrativen Auswertungen
• Vorbereitung von Unterlagen und Berichten für Fördergeber, Vorstand und Geschäftsführung
• Einpflegen von Projekt-Informationen in Datenbanken und Förderportalen
• Termin-, Fristen- und Dokumentenmanagement
• Mitwirkung bei Qualitätsmanagement sowie internen Organisations- und Verwaltungsprozessen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe
• Teilnahme an Meetings auf Leitungs- und Vorstandsebene

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung im Office-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich von Vorteil
• Kenntnisse im Rechnungswesen (Rechnungskontrolle, Buchhaltung) von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und freundliches Auftreten
• Freude an einer sinnstiftenden Tätigkeit im Sozialbereich

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Ein wertschätzendes, engagiertes und humorvolles Team
• Umfassende Einschulung und laufende Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer etablierten sozialen Organisation
• Homeofficemöglichkeit

Entlohnung nach SWÖ-Kollektivvertrag - Verwendungsgruppe 7 je nach anrechenbarer Vordienstzeit (max. 10 Jahre) zwischen 3.074,80 bis max. 3.538,90 Euro brutto bei Vollzeit 37 Wochenstunden plus Leitungszulage laut SWÖ Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich willkommen.

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben und Lebenslauf) bis 9. September 2026 per E-Mail an: [email protected]