Executive Assistant (m/w/d)

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Wien

28 днів тому

Коротко

Executive Assistant needed in Vienna for a financial services company. Responsibilities include supporting management, calendar and communication management, and office tasks. Requires commercial education, experience, and MS Office skills.

Ключові слова

Executive Assistant Office Management MS Office Calendar Management Communication Management Presentation Creation Document Management

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Unser Auftraggeber ist ein erfolgreiches, inhabergeführtes Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Wien. Seit vielen Jahren begleitet das Unternehmen, Investoren, Ärztinnen und Ärzte sowie Freiberufler bei strukturierten Immobilieninvestments.

Persönliche Betreuung, langfristige Kundenbeziehungen und höchste Professionalität stehen dabei im Mittelpunkt. Die Unternehmenskultur ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, gegenseitigem Vertrauen und einem hohen Qualitätsanspruch.

Sie sind Organisationstalent, Sparringspartner:in und zentrale Drehscheibe zugleich. Mit Ihrem Gespür für Prioritäten, Ihrer hohen Professionalität und Ihrem Blick fürs Wesentliche halten Sie der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgen dafür, dass Prozesse effizient, strukturiert und reibungslos laufen. Dabei denken Sie mit, handeln eigenverantwortlich und erkennen, wo Unterstützung gefragt ist – oft, bevor sie ausgesprochen wird. Sie übernehmen eine zentrale Vertrauensposition und tragen wesentlich dazu bei, dass der Geschäftsführer sich auf seine Klienten und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren kann.

LINDLPOWER Personalmanagement - ein Kontakt, viele Jobs! Freude – Klartext – Vertrauen – dafür stehen wir!

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben:

Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen
Kalender- und Kommunikationsmanagement
Klienten- und Partnerkommunikation
Termin-, Reise- und Meetingmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung
Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
Koordination interner und externer Ansprechpartner:innen
Verantwortung für allgemeine Backoffice- und Office-Management-Aufgaben
Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Ablagestrukturen
Optimierung und Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe

Ihr Profil

Ihre Skills:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA, Studium oder vergleichbar)
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Funktion
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint)
Ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
Hohe Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
Eigeninitiative sowie Hands-on-Mentalität
Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich

Wir bieten

Unser Angebot an Sie:

Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit großem Gestaltungsspielraum
Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
Abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem professionellen Umfeld
Direkter Einblick in unternehmerische Entscheidungen
Wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege
Gleitzeit-Regelung für flexible Arbeitszeitgestaltung
Moderne Arbeitsmittel und flexible Arbeitsmöglichkeiten
Attraktives Jahresbruttogehalt ab EUR 63.000, mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung