Asystentka Zarządu poszukiwana

Do naszego zespołu we Wrocławiu poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystentka Zarządu

W związku z rozwojem działalności poszukujemy osoby, która wesprze Zarząd w codziennym funkcjonowaniu firmy oraz zadba o sprawny przebieg procesów administracyjnych i organizacyjnych.

Zakres obowiązków

Na tym stanowisku będziesz odpowiedzialna za:

• kompleksowe wsparcie Zarządu w codziennej organizacji pracy oraz realizacji bieżących zadań administracyjnych i operacyjnych,
• prowadzenie kalendarza spotkań, koordynacje terminów oraz organizacje spotkań wewnętrznych i biznesowych,
• przygotowywanie dokumentów, pism, umów, zestawień, prezentacji oraz raportów na potrzeby Zarządu,
• nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów i korespondencji oraz dbanie o terminową realizację powierzonych spraw,
• współpracę z działami firmy oraz instytucjami zewnętrznymi w celu zapewnienia sprawnej komunikacji i przepływu informacji,
• koordynowanie procesów administracyjnych związanych z zatrudnianiem pracowników, kompletowaniem dokumentacji oraz współpraca z działem kadr i działem prawnym,
• obsługę dokumentacji finansowej, w tym ewidencji i weryfikacji faktur, przekazywanie dokumentów do księgowości oraz współpracę z działem finansowym,
• monitorowanie terminowości zobowiązań administracyjnych i organizacyjnych firmy, w tym polis, przeglądów oraz innych umów,
• koordynowanie spraw związanych z flotą samochodową oraz współpraca z firmami leasingowymi i serwisami,
• organizowanie zaopatrzenia biura, kontakt z dostawcami oraz nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem zaplecza administracyjnego,
• obsługę firmowej korespondencji oraz systemów elektronicznych, w tym e-Doręczeń, e-Nadawcy i platform administracyjnych,
• współpracę z działem IT w zakresie zgłaszania i koordynowania bieżących potrzeb technicznych oraz organizacyjnych,
• inicjowanie i koordynowanie działań wspierających sprawne funkcjonowanie biura oraz realizacja dodatkowych zadań powierzonych przez Zarząd,
• organizację szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, koordynację zapisów, kontakt z organizatorami,
• wspieranie działań z zakresu komunikacji wewnętrznej i employer brandingu, w tym organizacje wydarzeń firmowych, integracji oraz inicjatyw budujących pozytywną kulturę organizacyjną,

Dodatkowe atuty:

doświadczenie we wsparciu działań marketingowych firmy, w tym przygotowywanie prostych materiałów promocyjnych, możliwość współpracy przy prowadzeniu firmowych profili w mediach społecznościowych, aktualizacji treści na stronie internetowej

Nasze oczekiwania

Zapraszamy do aplikowania osoby, które:

• posiadają co najmniej 4 lata doświadczenia na stanowisku o podobnym zakresie obowiązków,
• wyróżniają się wysoką kulturą osobistą, pozytywnym nastawieniem i komunikatywnością,
• potrafią bardzo dobrze organizować swoją pracę, efektywnie ustalać priorytety i jednocześnie realizować wiele zadań,
• posiadają podstawową wiedzę z zakresu administracji oraz prawa pracy, mają ukończone studia wyższe na kierunku administracji, ekonomii lub HR
• cechują się dokładnością, odpowiedzialnością i samodzielnością,
• dobrze odnajdują się w dynamicznym środowisku pracy, sprawnie reagują na zmieniające się sytuacje i nie mają problemu z pracą na dokumentach.

Oferujemy

Osobie zatrudnionej na tym stanowisku zapewniamy:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenie,
• pracę stacjonarną w nowoczesnym biurze we Wrocławiu,
• możliwość zdobycia wszechstronnego doświadczenia oraz rozwoju zawodowego poprzez współpracę z Zarządem i różnymi działami firmy,
• realny wpływ na organizację pracy biura i usprawnianie procesów wewnętrznych,
• różnorodny zakres obowiązków, który pozwala rozwijać kompetencje administracyjne, organizacyjne i biznesowe,
• przyjazną atmosferę oraz współpracę z młodym, zaangażowanym i wspierającym zespołem,
• niezbędne narzędzia pracy oraz kompleksowe wdrożenie na stanowisku,
• udział w wydarzeniach firmowych i inicjatywach integracyjnych,
• możliwość długofalowej współpracy oraz rozwoju wraz z rozwojem organizacji.