Asystent / Asystentka kancelarii – Office Manager

confidential Усі вакансії

Warszawa

Коротко

Office Manager/Assistant needed in Warsaw for a law firm. Responsibilities include office organization, correspondence handling, client communication, document management, social media, and basic admin. Hybrid role (3 days in office).

Ключові слова

Office Management Microsoft Office Google Workspace Document Management Social Media Management Legal Correspondence Customer Service Hybrid Work

Стислий виклад підготував ШІ на основі тексту оголошення.

Kancelaria Prawna Magdalena Zawiślak & Partners in Law poszukuje odpowiedzialnej, dobrze zorganizowanej osoby do stałej współpracy na stanowisku Asystenta / Asystentki kancelarii – Office Managera.

Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiadać za sprawne funkcjonowanie kancelarii, organizację pracy biura oraz wsparcie zespołu w sprawach administracyjnych i prawnych.

Zakres obowiązków:

bieżąca organizacja pracy kancelarii;
obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym korespondencji sądowej;
nadzorowanie terminów odbioru i wysyłki przesyłek;
prowadzenie i porządkowanie elektronicznego oraz papierowego obiegu dokumentów;
elektroniczne i papierowe archiwizowanie dokumentacji i akt;
kontakt z klientami, sądami, urzędami, dostawcami i pozostałymi podmiotami współpracującymi z kancelarią;
obsługa kalendarza, umawianie spotkań i koordynowanie terminów;
przygotowywanie prostych pism, prezentacji, ofert, zestawień i materiałów informacyjnych;
wystawianie faktur oraz współpraca z biurem księgowym;
zamawianie materiałów biurowych i kontakt z dostawcami usług;
prowadzenie strony internetowej i mediów społecznościowych;
dbanie o sprawny przepływ informacji oraz profesjonalny wizerunek kancelarii;
bieżące wsparcie administracyjne zespołu.

Oczekujemy:

bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów;
samodzielności, odpowiedzialności i terminowości;
dokładności i dbałości o szczegóły;
swobodnej i poprawnej komunikacji w języku polskim;
wysokiej kultury osobistej i łatwości w kontakcie z klientami;
sprawnej obsługi komputera, w szczególności pakietu Microsoft Office i Google Workspace;
umiejętności pracy z dokumentami i poufnymi informacjami;
gotowości do pracy stacjonarnej w kancelarii przez 3 dni w tygodniu.

Mile widziane:

doświadczenie na podobnym stanowisku w kancelarii prawnej, firmie doradczej albo innym środowisku usług profesjonalnych;
zdobyte wykształcenie prawnicze lub nauka na wydziale prawa;
znajomość Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, LEX i innych portali niezbędnych w pracy prawnika;
doświadczenie w wystawianiu faktur i przygotowywaniu rozliczeń;
znajomość narzędzi Canva lub innych programów do przygotowywania prostych materiałów graficznych;
doświadczenie w prowadzeniu firmowych profili w mediach społecznościowych;
komunikatywna znajomość języka angielskiego.

Oferujemy:

stałą, długoterminową współpracę w wymiarze od 20 do 40 godzin tygodniowo
pracę hybrydową – obecność w kancelarii przez 3 dni w tygodniu, a w pozostałe dni możliwość pracy zdalnej;
miejsce pracy w Warszawie-Wawrze;
pracę od poniedziałku do piątku, co do zasady w godzinach 8:00–16:00;
samodzielne i odpowiedzialne stanowisko;
różnorodny zakres zadań i możliwość poznania zasad funkcjonowania oraz prawnego zaangażowania w kancelarii prawnej;
partnerską atmosferę i jasne zasady współpracy.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV na adres: rekrutacja [at] partnersinlaw.pl.