Administrative Assistant

Wierzymy, że kultura organizacyjna i dobra atmosfera budują się każdego dnia, także poprzez małe gesty, dbałość o ludzi i przestrzeń, w której pracujemy. W j-labs taką rolę pełni Administrative Assistant.

To właśnie ta osoba dba o to, by j-labs było miejscem, do którego chce się wracać, gdzie panuje dobra energia, a codzienna współpraca przebiega płynnie i w przyjaznej atmosferze. Łączy troskę o ludzi, przestrzeń i sprawnie działające procesy, będąc jednocześnie wizytówką firmy dla gości, kandydatów i partnerów biznesowych.

Zakres obowiązków🏢 Biuro i recepcjaobsługa gości, klientów i partnerów biznesowych, koordynacja wizyt, spotkań oraz rezerwacji sal konferencyjnych, wsparcie organizacyjne spotkań Zarządu, współpraca z dostawcami oraz koordynacja zamówień dla biura, obsługa korespondencji i przesyłek, dbanie o komfort pracowników oraz sprawne funkcjonowanie biura.📋 Administracjawsparcie wybranych procesów administracyjnych, m.in. związanych z podróżami służbowymi i nieobecnościami, współpraca z zespołem HR Administration, przygotowywanie, obieg i archiwizacja dokumentacji, praca z dokumentami zawierającymi dane poufne.🚀 Usprawnienia i projektyudział w projektach administracyjnych, wsparcie wdrażania nowych narzędzi i rozwiązań, identyfikowanie obszarów do usprawnień oraz proponowanie nowych rozwiązań w codziennych procesach.

Nasze oczekiwaniaminimum rok doświadczenia w administracji biurowej, recepcji lub obszarze wsparcia administracyjnego, doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku korporacyjnym lub dużej organizacji w sektorze IT, wysoka świadomość zasad bezpieczeństwa informacji oraz dbałość o zachowanie poufności danych i dokumentacji, doświadczenie w pracy z dokumentacją procesową i operacyjną, samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy, inicjatywa w działaniu oraz chęć usprawniania procesów, praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office, gotowość do poznawania nowych narzędzi i systemów, takich jak Jira, SharePoint czy Power Apps, znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2.

Oferujemystabilne zatrudnienie w polskiej firmie technologicznej z ponad 15-letnim doświadczeniem, możliwość rozwoju zawodowego i stopniowego przejmowania większej odpowiedzialności, możliwość poznania procesów z obszaru administracji, HR Administration i Legal, nowoczesne środowisko pracy wykorzystujące m.in. SharePoint, Jira, WebCon, Power Apps oraz rozwiązania AI, przestrzeń do realizacji własnych pomysłów i realny wpływ na funkcjonowanie biura, prywatną opiekę medyczną, kartę sportową lub platformę kafeteryjną oraz budżet rozwojowy, możliwość udziału w wyjazdach integracyjnych oraz inicjatywach wzmacniających kulturę organizacyjną. Brzmi interesująco? Zapraszamy do przesłania CV i dołączenia do zespołu j-labs.

Dziękujemy za wszystkie aplikacje. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami zaproszonymi do kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego.