Twój zakres obowiązków:

• Nadzór nad utrzymaniem czystości w obiektach MSN i na terenach zewnętrznych (audyty czystości, współpraca z firmami sprzątającymi, tworzenie harmonogramów).
• Koordynacja pielęgnacji zieleni (współpraca z firmami zewnętrznymi, nadzór nad stanem zieleni, estetyką otoczenia oraz minimalizacja kosztów utrzymania zieleni).
• Zarządzanie gospodarką meblową, w tym koordynacja przenoszenia/ustawienia mebli, na potrzeby wydarzeń.
• Zlecanie i nadzór nad pracami dodatkowymi w zakresie sprzątania i utrzymania terenów.
• Monitorowanie zużycia mediów oraz regularne sprawdzanie liczników we wszystkich zarządzanych obiektach.
• Współpraca z Warszawską Grupą Zakupową w zakresie uzgodnień dotyczących energii elektrycznej.
• Procesowanie dokumentów księgowych: sprawdzanie i opisywanie faktur w systemie EODK, akceptacja w APP, przydzielanie kosztów do budżetu/projektów.
• Nadzór nad terminowością płatności oraz kontrola realizacji opłat (w tym za wywóz odpadów).
• Nadzór nad obiegiem i ważnością umów (monitorowanie terminów, rozliczenia, zwroty kaucji, renegocjacje we współpracy z Działem Prawnym).
• Udział w przygotowaniu i procedowaniu postępowań przetargowych (szacowanie cen, przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia - OPZ, udział w pracach komisji przetargowych).
• Zakup materiałów, środków czystości i drobnego wyposażenia (wnioskowanie, zakup, rozliczanie).
• Obsługa konta BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami), w tym rejestracja/zmiana danych.
• Uzyskiwanie niezbędnych zgód i pozwoleń administracyjnych, składanie wniosków i pism do urzędów.
• Archiwizacja wytwarzanej dokumentacji papierowej i elektronicznej (umowy, gwarancje, polisy, protokoły).
• Wsparcie działań i procesów związanych z administracją i eksploatacją obiektów Muzeum.
• Opiniowanie wystaw pod kątem eksploatacyjnym.
• Wsparcie zespołu technicznego Działu Infrastruktury w zakresie koordynacji bieżących napraw i zakupów materiałowych
• Wsparcie Kierownictwa i Dyrekcji w bieżących zadaniach.
• Archiwizacja dokumentów

Nasze wymagania:

• Wykształcenie (preferowane kierunki techniczne)i doświadczenie zawodowe:
• świadectwo ukończenia szkoły średniej i co najmniej 15 lat doświadczenia zawodowego lub
• dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia oraz studia podyplomowe i co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego lub
• dyplom ukończenia studiów pierwszego stopnia i co najmniej 10 lat doświadczenia zawodowego lub
• dyplom studiów magisterskich i co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego.
• Minimum 3 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (administracja, utrzymanie obiektu, obsługa techniczna nieruchomości).
• Znajomość obsługi komputera (MS Office, Google Workspace) oraz gotowość do nauki systemów wewnętrznych (APP).
• Podstawowa wiedza z zakresu obiegu faktur i rozliczeń.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1.
• Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów.
• Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole.
• Sumienność i dokładność w prowadzeniu dokumentacji.

Mile widziane

• Doświadczenie w Facility Management lub ukończenie kursu w zakresie FM.
• Znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz zagadnień związanych z BDO.