Executive Assistant & Office Manager(Asystentka Zarządu / Koordynator Biura i Operacji)📍 Wrocław | ul. Grota-Roweckiego 203 | praca stacjonarna⏰ Godziny pracy: 8:00–16:00O nas Jesteśmy firmą dystrybucyjną działającą w branży fitness & wellness, z ponad 10-letnim doświadczeniem i ugruntowaną pozycją na rynku. Współpracujemy z wiodącymi markami w Polsce i Europie, rozwijamy nowe projekty i stale podnosimy jakość naszych usług. Pracujemy zadaniowo-projektowo, w atmosferze szacunku, odpowiedzialności i partnerskiej komunikacji. Nie ma u nas korporacyjnej biurokracji ani gierek — liczy się sprawczość, uczciwość i proaktywność. Jeżeli masz świetną organizację pracy, lubisz dynamiczne środowisko, potrafisz działać samodzielnie i myślisz „dwa kroki naprzód” — odnajdziesz się u nas idealnie.Opis stanowiska To stanowisko powstało, ponieważ firma rośnie. Chcemy, aby nasze biuro, procesy i komunikacja działały na poziomie, który odzwierciedla klasę i jakość dystrybuowanych przez nas marek. Szukamy osoby świetnie zorganizowanej, odpowiedzialnej i samodzielnej, która przejmie kompleksową odpowiedzialność za funkcjonowanie biura oraz codzienne wsparcie Zarządu. Jest to rola kluczowa dla stabilnej pracy całej firmy — łącząca administrację, finanse, logistykę, kontakt z klientami oraz koordynację operacji. Szukamy osoby, której nie trzeba pilnować ani motywować, która potrafi myśleć o krok do przodu i bierze pełną odpowiedzialność za powierzone obszary.Zakres obowiązków Kompleksowa obsługa administracyjna, finansowo-biurowa oraz wsparcie Zarządu, w tym m.in.: 1. Obsługa zamówień i dokumentów sprzedażowych wystawianie faktur proforma, końcowych i paragonów pilnowanie i zlecanie płatności współpraca z magazynem przy kompletacji zamówień organizowanie wysyłek oraz kontakt z firmami kurierskimi odbieranie zamówień mailowych i telefonicznych, bieżący kontakt z klientami  2. Obsługa dostawców i dokumentów zakupowych składanie zamówień u dostawców przyjmowanie, opisywanie i przekazywanie faktur zakupowych do księgowości wprowadzanie faktur do systemu ENOVA współpraca z księgowością w zakresie dokumentów i rozliczeń  3. Prowadzenie ewidencji i raportów prowadzenie dokumentacji magazynowej oraz stanów ilościowych i wartościowych przygotowywanie statystyk sprzedaży, wyników finansowych i usług comiesięczna weryfikacja dokumentów (ENOVA, SALDEO, wyciągi bankowe) generowanie raportów z kasy fiskalnej i zestawień dla handlowców kwartalne i roczne zestawienia dla BDO, GUS i banków dokumentacja do inwentaryzacji magazynów  4. Obsługa administracyjna biura dbanie o organizację i wyposażenie niezbędne do codziennej pracy biura pełna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów tworzenie kalendarza pracy biura organizacja wyjazdów służbowych, rezerwacje, pilnowanie programów lojalnościowych  5. Wsparcie Zarządu (Executive Assistant) obecność przy spotkaniach, tworzenie notatek i podsumowań przygotowywanie prezentacji, ofert i zestawień współpraca z kancelarią prawną przy umowach przekazywanie dyspozycji do zespołu nadzorowanie terminów płatności, polis, leasingów i umów rola consierge Prezesa — organizacja codziennych tematów, szybkie rozwiązywanie bieżących spraw  6. Kontakt z instytucjami i partnerami współpraca z Urzędem Skarbowym i ZUS comiesięczne płatności ZUS/US według zestawień księgowości kontakt z firmami leasingowymi, ubezpieczeniowymi, kurierskimi i serwisowymi Wymagania min. 2 lata doświadczenia w administracji / office management / asystenturze zarządu bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność działania w szybkim tempie naturalna odpowiedzialność za powierzone obszary praktyczna znajomość MS Word, Excel, Outlook bardzo dobra znajomość języka angielskiego doświadczenie w obiegu dokumentów finansowych (faktury, płatności, raporty) mile widziana znajomość ENOVA i SALDEO umiejętność pracy pod presją czasu i ustalania priorytetów samodzielność, skrupulatność, dyskrecja, lojalność wysoka kultura osobista i łatwość w nawiązywaniu kontaktów znajomość narzędzi Google i otwartość na korzystanie z AI Co oferujemy pracę w prestiżowym kompleksie biurowym we Wrocławiu partnerską współpracę i bliski kontakt z Zarządem realną decyzyjność i wpływ na działanie firmy środowisko bez korporacyjnych schematów — szybkie decyzje i konkretne działania różnorodne zadania i dynamiczne tempo pracy atmosferę szacunku, kultury i normalnej komunikacji możliwość udziału w szkoleniach i rozwoju kompetencji pracę z nowoczesnymi narzędziami (Google Workspace, AI) stabilne zatrudnienie – umowa o pracę (po okresie próbnym na czas nieokreślony) Jak aplikować Jeśli uważasz, że to stanowisko jest dla Ciebie — prześlij swoje CV na adres:📩 [email protected] się z wybranymi kandydatami.Rekrutujemy szybko, kulturalnie i konkretnie.Bez przeciągania tygodniami, bez zbędnych etapów.Zależy nam na osobach zdecydowanych i zaangażowanych.Proces rekrutacji:1.     Analiza CV2.     Rozmowa online (10 min)3.     Spotkanie z Zarządem4.     Decyzja i oferta Wynagrodzenie  7000 – 9000 brutto ( umowa o prace), w zależności od kompetencji i szybkości wdrożenia.