Twój zakres obowiązków

• Obsługa recepcji i administracja biura
• Profesjonalna obsługa recepcji: witanie gości, pracowników i kontrahentów oraz kierowanie ich do odpowiednich osób.
• Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej oraz kurierskiej).
• Zarządzanie rezerwacją sal konferencyjnych oraz dbanie o przygotowanie przestrzeni na spotkania.
• Nadzór nad zaopatrzeniem biura (materiały biurowe, artykuły kuchenne) oraz obsługa zamówień.
• Utrzymywanie porządku w recepcji i przestrzeniach wspólnych, bieżąca współpraca z firmami serwisowymi (sprzątanie, serwis techniczny, catering).
• Prowadzenie drobnych rozliczeń gotówkowych (petty cash).
• Wydawanie i ewidencja kart dostępu, współpraca w zakresie bezpieczeństwa biura.
• Kontakt z firmami – Panie sprzątające, serwisy urządzeń kuchennych, zgłaszanie napraw
• Wsparcie dla Asystentki Zarządu
• Pomoc w prowadzeniu kalendarza Zarządu: koordynacja spotkań, przypomnienia, rezerwacje.
• Organizacja podróży służbowych: bilety, hotele, transport, rozliczenia delegacji.
• Wsparcie w obiegu dokumentów pomiędzy działami, archiwizacja i digitalizacja dokumentacji.
• Monitorowanie terminów płatności, współpraca z księgowością i administracją.
• Wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń i spotkań integracyjnych.
• Realizacja zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd lub Asystentkę Zarządu (np. research, analizy, zestawienia).
• Współpraca z działem HR przy onboardingu nowych pracowników (powitanie, przygotowanie stanowiska, przekazanie materiałów).
• Wsparcie w działaniach marketingowych i PR (np. wysyłka materiałów promocyjnych, paczek dla partnerów).

Nasze wymagania

• Wysoka kultura osobista i umiejętność budowania pozytywnych relacji.
• Bardzo dobra organizacja pracy i wielozadaniowość.
• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz sprawne korzystanie z narzędzi biurowych.
• Komunikatywność, samodzielność i dyskrecja.
• Mile widziane doświadczenie w pracy na recepcji lub w roli asystenckiej.
• Znajomość języka angielskiego.
• Praca w trybie stacjonarnym od poniedziałki do piątku.

To oferujemy

• Praca od 1 stycznia 2025

• Stabilne zatrudnienie w szybko rozwijającej się firmie, osiągającej znaczące sukcesy komercyjne

• Dofinansowanie do opieki medycznej;

• Dofinansowanie do karty sportowej;

• Dofinansowanie do ubezpieczenia grupowego;

• 50% zniżki na wszystkie produkty Health Labs Care;