Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Specjalista

Miejsce pracy: Warszawa

Ogłoszenie o naborze Nr 158075

Warunki pracy

Warunki pracy:

• Do obsługi archiwum zakładowego przewidziane jest jedno stanowisko pracy,

• Praca biurowa w siedzibie urzędu,

• Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),

• Wysiłek fizyczny.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• Wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością,

• Brak progów utrudniających poruszanie się w ramach piętra osobom z niepełnosprawnością ruchową,

• Budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami, który obsługuje kondygnację 0, 1 i 2. W budynku znajduje się poddasze użytkowe, na które podest nie dociera,

• Stanowisko pracy usytuowane jest na parterze budynku jednak w związku z koniecznością permanentnej obsługi klienta wewnętrznego istnieje ciągła konieczność przemieszczania elementów zasobu po kondygnacjach budynku,

• Pomieszczenie archiwum wyposażone jest w regały przejezdne, przesuwane za pomocą mechanizmu napędzanego siłą mięśni. Konstrukcja regałów i rozmieszczenie półek wymusza korzystanie z podestów i drabin w celu sięgania po przedmioty umieszczone powyżej 150 cm nad podłogą,

• Pomieszczenie sanitarne dostosowane do potrzeb osób z niepełnoprawnością znajduje się na parterze budynku, co powoduje konieczność otwierania drzwi z samozamykaczami,

• Stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.

Zakres zadań

• Przejmuje, ewidencjonuje, porządkuje, zabezpiecza oraz udostępnia zasoby archiwum zakładowego w celu zgodnego z prawem postępowania z dokumentacją urzędu.
• Uczestniczy w pracach nad przygotowaniem dokumentów poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu do przekazania do archiwum zakładowego w celu zapewnienia przestrzegania instrukcji archiwalnej i kancelaryjnej urzędu.
• Realizuje zadania komórki organizacyjnej w zakresie organizacji dostaw, zakupów usług i sprzętu, w tym na potrzeby magazynowania, porządkowania i opracowywania dokumentacji, w celu zapewnienia należytej obsługi urzędu w tym zakresie.
• Bierze udział w pracach zespołów i komisji powoływanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w celu tworzenia, aktualizacji i weryfikacji wewnętrznych aktów prawnych, w szczególności dot. archiwum zakładowego oraz innych spraw leżących – zgodnie z Regulaminem organizacyjnym BDG - w kompetencji Wydziału Administracyjnego BDG w celu zapewnienia należytej obsługi organu i urzędu w tym zakresie
• Udziela informacji o zasobach archiwum zakładowego urzędu oraz archiwów państwowych w celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych interesariuszy..
• Wspiera pozostałych pracowników Wydziału w czynnościach przypisanych do zakresu merytorycznego komórki organizacyjnej, w tym udziela pomocy w podstawowych czynnościach takich jak organizacja i relokacja miejsc pracy, wyposażenia i sprzętu, przygotowanie sal konferencyjnych do odbywających się w nich wydarzeń, w celu zapewnienia optymalnych warunków pracy w urzędzie.
• Wykonuje inne polecenia bezpośredniego przełożonego, mieszczące się w zakresie merytorycznym przeznaczonym dla wydziału, w celu zapewnienia nieprzerwanej obsługi urzędu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku archiwisty zakładowego w jednostkach administracji publicznej lub w jednostkach samorządowych lub też na stanowisku dotyczącym zarządzania dokumentacją.

• Biegła umiejętność obsługi komputera w środowisku Windows wraz z pakietem Office,
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• Znajomość rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi,
• Znajomość zarządzenie nr 45 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 19 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (Dz. Urz. NDAP poz. 45, z późn. zm.), zmienione zarządzeniem Nr 33 NDAP z 17 grudnia 2020 r. i zarządzeniem Nr 4 NDAP z 26 stycznia 2022 r.,
• Znajomość przepisów o służbie cywilnej – zagadnienia ogólne,
• Komunikatywność, dobra organizacja pracy własnej, samodzielność,
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość metodyki archiwalnej,
• Zdolności analityczne,
• Znajomość zasad prowadzenia spraw w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją,
• kurs archiwalny I lub II stopnia.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2025-11-27 Decyduje data:wpływu oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

ul. Rakowiecka 2D

02-517 Warszawa

Dane osobowe - klauzula informacyjna:

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

• Administrator danych i kontakt do niego:
• Kontakt do inspektora ochrony danych:
• Cel przetwarzania danych:

przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru

• Informacje o odbiorcach danych:
• Okres przechowywania danych:

czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji

• Uprawnienia:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

4. prawo do usunięcia danych osobowych;

   - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;

5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

• Podstawa prawna przetwarzania danych:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

• Informacje o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

• Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane