People make places

Executive Assistant

Miejsce pracy: Łódź

ISS Facility Services jest liderem w zakresie tworzenia przyjaznych miejsc pracy i kompleksowego zarządzania obiektami. We współpracy z klientami, ISS wspiera zaangażowanie pracowników oraz opiekuje się i zarządza biurami oraz zakładami produkcyjnymi.

www.pl.issworld.com

Job Summary:

We are seeking a highly organized, proactive, and resourceful Executive Assistant. As a key supporting member of the organization, you will ensure seamless operations of administrative and strategic activities by managing calendars, travel arrangements, expense reports, meeting coordination, and other vital tasks. This role demands exceptional attention to detail, commitment to professionalism, and collaboration across teams and stakeholders.

Responsibilities:

• Coordinate and manage daily schedules, ensuring efficient time allocation and calendar organization.
• Prepare, edit, and maintain accurate documentation, including meeting notes and internal records.
• Support multiple ongoing tasks and projects, adjusting priorities as needed to meet deadlines.
• Take initiative in identifying issues and proposing practical solutions.
• Serve as a communication link between teams, fostering smooth collaboration and information flow.
• Ensure precision and consistency in all deliverables, maintaining a high standard of quality.
• Oversee logistics related to business travel, expense tracking, and calendar coordination.
• Communicate effectively in English, both verbally and in writing, in a professional environment.

Key Qualifications:

• Strong ability to organize tasks efficiently and manage time effectively.
• Advanced skills in maintaining accurate records and preparing documentation, such as meeting summaries.
• Capable of handling multiple responsibilities simultaneously and setting clear priorities.
• Self-motivated with a proactive approach to identifying and solving challenges.
• Excellent verbal and written communication skills, along with the ability to build positive working relationships.
• Meticulous attention to detail and a strong focus on delivering top-quality outcomes.
• Experience using tools for coordinating travel, managing expenses, and scheduling.
• Proficiency in English at a fluent level.

We offer:

• Employment based on a contract of mandate or an employment contract.
• Onboarding and job-specific training.
• Monday to Friday work schedule.
• Stable employment in an international company.
• Friendly and supportive work environment.
• Opportunity to gain experience and grow within the structures of a global FM services provider.
• Subsidized private medical care.
• Internal and external training opportunities.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

"Administratorem Państwa danych osobowych jest ISS Facility Services z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Cybernetyki 10, 02-677 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000034666, NIP 6761771576. Wszelkie dane administratora danych, informacje dotyczące przysługujących Państwu praw, celu i podstawy prawnej przetwarzania, okresu przez który dane będą przechowywane oraz wszelkie inne informacje zgodnie z art. 13 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), zostały opublikowane na stronie www.pl.issworld.com/ w zakładce Polityka prywatności. Prosimy o uważne zapoznanie się z Polityką prywatności przed aplikowaniem na powyższe ogłoszenie”.

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.