Twój zakres obowiązków:

Przygotowanie i aktualizacja harmonogramów zajęć dydaktycznych oraz zajęć klinicznych:

• Wprowadzanie danych do systemu planowania zajęć oraz ich bieżąca aktualizacja (godziny, sale, prowadzący).

• Monitorowanie i kontrola zgodności planu zajęć z programem studiów oraz liczbą godzin przypisaną do poszczególnych przedmiotów.

• Współpraca z wykładowcami oraz Kierownika Katedr w zakresie ustalania terminów zajęć, konsultacji i dyżurów.

Koordynowanie dostępności sal dydaktycznych:

• Koordynowanie dostępności sal dydaktycznych oraz pracowni specjalistycznych, w tym bieżące zarządzanie rezerwacjami sal.

• Współpraca z administracją w zakresie organizacji przestrzeni dydaktycznych.

Bieżące zarządzanie planem zajęć:

• Obsługa bieżących zmian w planach zajęć, takich jak: odwołania, przesunięcia, zmiany prowadzących oraz inne sytuacje awaryjne.

• Udzielanie informacji dotyczących planów zajęć wykładowcom, studentom i pracownikom administracyjnym.

Dokumentacja planistyczna:

• Przygotowanie terminarzy zjazdów dla studentów oraz ich opublikowanie.

• Sporządzanie dokumentów z sesji egzaminacyjnej (terminy, przedmioty, przydział dydaktyczny, sale na egzaminy).

• Tworzenie i aktualizacja dokumentacji planistycznej, w tym harmonogramów zajęć, wykazów kadry dydaktycznej oraz zestawień sal.

• Wprowadzanie siatek programowych do systemu oraz zakładanie kont dydaktykom w systemie i informowanie ich o sposobie logowania.

Obsługa dydaktyków i komunikacja:

• Kontakty z dydaktykami w celu zbierania informacji oraz ustalania szczegółów dotyczących planu zajęć (osobiście, telefonicznie, mailowo).

• Wysyłanie przypomnienia o zajęciach, uwzględniając lokalizacje sal oraz numery sal dydaktycznych.

• Kontakt z kierownikami katedr w celu pozyskania obsady dydaktycznej na zajęcia.

• Koordynowanie prac związanych z sesją egzaminacyjną tj.: Przygotowanie i aktualizacja dokumentów związanych z organizacją sesji egzaminacyjnej, w tym: terminy, przedmioty, przydział dydaktyczny, sale na egzaminy.

Organizacja zjazdów:

• Współpraca z działem Biuro Obsługi studentów w zakresie rezerwacji sal dydaktycznych

• Obsługa podań i wniosków dotyczących dostępności sal oraz ewentualnych zmian w harmonogramach zajęć.

Przygotowanie raportów:

• Przygotowywanie raportów po zrealizowanych dyżurach weekendowych oraz raportów semestralnych dotyczących zapotrzebowania na sale dydaktyczne.

• Sporządzanie raportów dotyczących planów zajęć oraz realizacji pensum dydaktycznego.

Zadania pomocnicze:

• Przeprowadzanie drobnych, „ręcznych” zadań, takich jak: wydruk testów dydaktycznych, weryfikacja rachunków dydaktycznych, zgłaszanie potrzeby utworzenia poczty służbowej dla dydaktyka.

Obsługa wniosków dydaktyków dotyczących dostępności sal i organizacji zajęć.

• Nadzór nad realizacją pensum dydaktycznego pracowników naukowo-dydaktycznych, w tym kontrola obciążenia godzinowego oraz weryfikacja danych do rozliczeń.

• Weryfikacja i akceptacja rachunków dydaktycznych, ścisła współpraca z działem Kadr w zakresie rozliczeń finansowych związanych z działalnością dydaktyczną.

• Wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonego, Kierowników Katedr, Biura Obsługi Studentów w zakresie planowania oraz spraw organizacyjnych Uczelni.

Wymagania

Wykształcenie:

• Wykształcenie wyższe (informatyka, matematyka, logistyka, administracja lub kierunki pokrewne).

Umiejętności:

• Bardzo dobra znajomość programu MS Excel (formuły, tabele przestawne, analiza danych).

• Gotowość do pracy z systemami informatycznymi wspierającymi procesy dydaktyczne i administracyjne.

• Mile widziana znajomość systemów uczelnianych (np. proAkademia).

Doświadczenie zawodowe:

• Mile widziane doświadczenie w obszarze logistyki, planowania, zarządzania bazami danych lub pracy w środowisku akademickim.

• Dodatkowym atutem będzie doświadczenie w pracy z systemami planowania zajęć w szkołach wyższych.

Kompetencje i cechy osobiste:

• Umiejętność logicznego i analitycznego myślenia w rozwiązywaniu problemów.

• Samodzielność i efektywność w realizacji zadań, również pod presją czasu.

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i zdolność do współpracy z różnorodnymi grupami interesariuszy (nauczyciele akademiccy, studenci, pracownicy administracyjni).

• Kreatywność, inicjatywa i otwartość na nowe rozwiązania.

Znajomość języków obcych:

• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1 (znajomość na wyższym poziomie będzie dodatkowym atutem).

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy z systemami uczelni lub w administracji szkolnictwa wyższego.

Oświadczam, iż zostałem/ zostałam poinformowany/poinformowana o tym, że:

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Akademia Medyczna Nauk Stosowanych i Holistycznych w Warszawie 02-304 Al. Jerozolimskie 133A.

2. Dane zgromadzone w procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do dnia 31 grudnia 2025 roku.

3. Przysługuje mi prawo dostępu do moich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacyjnym. W każdym czasie mogę cofnąć zgodę, kontaktując się pod adresem uczelni.