Poszukujemy osoby na stanowisko Asystent Zarządu, która będzie odpowiedzialna za kompleksowe wsparcie organów spółki w zakresie prowadzenia i archiwizacji dokumentacji korporacyjnej oraz obsługi formalno-prawnej. Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, skrupulatną i znasz przepisy dotyczące funkcjonowania spółek, zapraszamy do aplikowania!

Zakres obowiązków:

1. Wsparcie administracyjne Zarządu

• Organizacja i koordynacja kalendarza spotkań

• Prowadzenie korespondencji (e-mailowej, telefonicznej, pocztowej) w imieniu Zarządu

• Przygotowywanie dokumentów, prezentacji i raportów na potrzeby Zarządu

• Sporządzanie notatek i protokołów ze spotkań

2. Obsługa formalno-prawna i dokumentacyjna

• Przygotowanie uchwał, protokołów i innych dokumentów korporacyjnych

• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów oraz ich archiwizacja

• Prowadzenie dziennika korespondencji, wysyłka i dystrybucja korespondencji

• Współpraca z kancelariami prawnymi, notariuszami i urzędami

• Przygotowywanie i składanie wniosków oraz zgłoszeń do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

• Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji spółki zgodnie z wymogami prawnymi Monitorowanie zmian w przepisach prawa spółek handlowych i ich wdrażanie

• Archiwizacja dokumentacji oraz dbanie o jej poufność i zgodność z RODO

3. Organizacja pracy biura Zarządu

• Koordynowanie działań organizacyjnych i administracyjnych w biurze

• Zarządzanie zaopatrzeniem w materiały biurowe i organizacja zaplecza administracyjnego

• Skanowanie dokumentacji projektowej

• Redagowanie regulaminów, procedur i instrukcji

• Obsługa gości Zarządu i organizacja spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych

4. Wsparcie komunikacyjne i reprezentacyjne

• Przygotowywanie i redagowanie pism, umów oraz oficjalnych komunikatów

• Dbanie o wizerunek firmy w kontaktach z klientami i partnerami biznesowymi

• Wsparcie podczas organizacji eventów firmowych i spotkań integracyjnych

• Dbanie o porządek i wizerunek biura

5. Wsparcie w realizacji projektów i zadań strategicznych

• Koordynacja projektów realizowanych przez Zarząd

• Analiza dokumentów i przygotowywanie podsumowań dla Zarządu

• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie realizacji bieżących zadań

• Udział w działaniach związanych z wdrożeniem systemów jakości ISO

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe (preferowane prawo, administracja, ekonomia)

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (mile widziane w spółach kapitałowych)

• Znajomość prawa spółek handlowych i procedur KRS

• Umiejętność sporządzania dokumentów korporacyjnych

• Wysoka kultura osobista i dyskrecja

• Bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność

• Znajomość pakietu MS Office

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w nowoczesnej organizacji

• Pracę w dynamicznym i profesjonalnym środowisku

• Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia

• Dofinansowanie do opieki medycznej, karty multisport i multilife