Office Manager – Grupa MONKA (Toruń)

Lokalizacja: ul. Piekary 2, Toruń Forma współpracy: B2B / UoP / B2B Tryb pracy: stacjonarnie, po wdrożeniu 1–2 dni hybrydowo Godziny bazowe: 9:00–17:00 Start: od zaraz

O NAS — MONKA

MONKA to współczesny europejski casual dining działający w dwóch lokalizacjach: MONKA Toruń (Piekary 2) oraz MONKA Młyny Rothera (Bydgoszcz). W rodzinie marek jest także WODA Klubopiekarnia. Nasze filary: dania z pieca opalanego drewnem, ręcznie robione makarony, rzemieślnicze pieczywo, sezonowe inspiracje, kraftowe piwo i przemyślany program win (polskie i europejskie etykiety, pairingi, degustacje). O MONCE pisały m.in. Vogue Polska, Food & Friends, Food Service. Pracujemy „po ludzku”: klarowne procesy i checklisty, szybkie decyzje, partnerska komunikacja — bez zbędnej papierologii. Nasze motto: gotujemy z sercem – i tak samo budujemy zespół.

KOGO SZUKAMY

Szukam Office Managera, który:

• trzyma porządek w dokumentach, kalendarzach i terminach,

• łączy dokładność z proaktywnym „załatwię to”,

• swobodnie ogarnia Excel/Sheets i systemy biurowe,

• potrafi współpracować z kuchnią, salą, marketingiem i księgowością jak jedna drużyna,

• jasno komunikuje się na piśmie i ustnie (PL; EN mile widziany).

TWÓJ ZAKRES OBOWIĄZKÓW

• Front & Back Office: obieg dokumentów/korespondencji, prowadzenie kalendarzy, rezerwacje zasobów, przygotowanie salek i materiałów.

• Administracja/Finanse operacyjne: faktury przychodzące/wychodzące, opisy kosztów, zgodność z umowami, wstępne rozliczenia, raporty tyg./mies. (proste P&L, KPI, budżety).

• HR & Kadry (z kadrą/księgowością): umowy i aneksy, ewidencje urlopów/godzin, onboarding/offboarding, badania lekarskie, szkolenia BHP.

• Dostawcy & Zakupy: zapytania ofertowe, zamówienia biurowe/eksploatacyjne, weryfikacja SLA, renegocjacje stawek, inwentaryzacja sprzętu.

• Wsparcie operacji i eventów: umowy, kosztorysy i rozliczenia po wydarzeniach (MICE, degustacje, kolacje tematyczne).

• Compliance i standardy: RODO (rejestry, upoważnienia), HACCP/BHP (ewidencje, terminy), archiwizacja i wersjonowanie dokumentów, przygotowanie do audytów.

• Raportowanie i komunikacja: cotygodniowy raport 5–7 KPI biura, protokoły ze spotkań, lista „spraw pilnych” i deadline’ów.

• Narzędzia: Google Workspace/Office (Excel/Sheets – tabele przestawne, formuły), ClickUp/Asana (zadania/SLA), Slack/WhatsApp, e-podpisy; podstawowa współpraca z POS (LSI Positive).

NASZE WYMAGANIA

• 2–3 lata doświadczenia w office management/administracji lub koordynacji operacyjnej (hospitality/retail/agencja – mile widziane).

• Bardzo dobra organizacja, samodzielność, nawyk domykania tematów i pilnowania terminów.

• Excel/Sheets na poziomie praktycznym (tabele przestawne, filtrowanie, porządkowanie danych).

• Podstawy finansów operacyjnych (faktury, budżet, KPI) i współpraca z księgowością.

• Znajomość obiegów HR (umowy, ewidencje) oraz podstaw BHP/HACCP/RODO lub gotowość do szybkiego wdrożenia.

• Dokładność, dyskrecja (dane wrażliwe), odporność na „piki” zadań, nastawienie na rozwiązania.

TO OFERUJEMY

• Tryb i godziny: 9:00–17:00, elastycznie przy eventach; po wdrożeniu 1–2 dni hybrydowo.

• Narzędzia i procesy: laptop, telefon, ClickUp/Asana, Google Workspace, czytelne checklisty i dashboardy KPI.

• Kultura i środowisko: partnerska współpraca z GM/kuchnią/marketingiem, szybkie decyzje, kultura feedbacku; Chef’s Table dla zespołu.

• Benefity: zniżki w lokalach Grupy MONKA, dofinansowanie sport/med, preferencyjne warunki na wydarzenia firmowe.

• Ścieżka kariery: możliwość przejęcia obszarów procurement/controlling lub awans do Operations/Project Coordinator po wynikach.

JAK APLIKOWAĆ

Wyślij CV lub link do LinkedIn na adres e-mail z tytułem: Office Manager – MONKA Toruń. Dopisz krótko: największe usprawnienie, które wdrożyłeś i narzędzia, w których pracujesz na co dzień.

Lokalizacja: MONKA Toruń, ul. Piekary 2, 87-100 Toruń Inne lokalizacje Grupy: MONKA Młyny Rothera (Bydgoszcz) • WODA Klubopiekarnia (Bydgoszcz)

RODO: Administratorem danych jest MONKA Paweł Tatara, ul. Piekary 2, 87-100 Toruń. Dane przetwarzamy w celu rekrutacji na wskazane stanowisko. Masz prawo dostępu, sprostowania i usunięcia danych. Pełna klauzula na życzenie.