Kierownik Projektów (Founders Mind & Founders Camp)Lokalizacja: praca zdalna (PL), obecność wymagana w dniach wydarzeń i kluczowych sprintów (Warszawa / inne miasta, czasem zagranica)Forma współpracy: B2B (preferowana)Start: możliwie szybkoO roliSzukamy Kierownika Projektów – osoby, która łączy w sobie umiejętności zarządzania wieloma projektami równolegle, budowania trwałych procesów i pełnej kontroli finansowej nad portfelem przedsięwzięć. To rola dla kogoś, kto swobodnie żongluje kilkoma projektami naraz, utrzymuje relacje z dziesiątkami partnerów i sponsorów, a przy tym nie traci z oczu ani złotówki w budżecie, ani jednego kamienia milowego w harmonogramie.Będziesz zarządzać portfelem projektów obejmującym: Founders Mind (konferencje, edycje polskie i zagraniczne) oraz Founders Camp (programy rozwojowe dla przedsiębiorców). W praktyce oznacza to koordynację 3-5 projektów jednocześnie, zarządzanie relacjami z 20-40 partnerami i dostawcami rocznie oraz pełną odpowiedzialność za wyniki finansowe i operacyjne każdego przedsięwzięcia.Twoje cele i mierniki Koordynacja portfela projektów: jednoczesne prowadzenie 3-5 projektów w różnych fazach zaawansowania, zachowanie kontroli nad wszystkimi terminami i zależnościami między projektami. Pełna kontrola finansowa: zarządzanie budżetem portfela projektów (planowanie przychodów i kosztów, kontroling bieżący, rozliczenia). Utrzymanie/poprawa rentowności każdego projektu zgodnie z założonymi celami marży. Zarządzanie relacjami z partnerami: budowanie i utrzymywanie relacji z partnerami, sponsorami, dostawcami (20-40 podmiotów rocznie), negocjacje umów, egzekucja zobowiązań, rozwiązywanie konfliktów. Budowanie i usprawnianie procesów: projektowanie, wdrażanie i dokumentowanie powtarzalnych procesów zarządzania projektami; pokrycie kluczowych obszarów procedurami na poziomie ≥90%, ciągłe doskonalenie po każdej iteracji. Kultura odpowiedzialności: widoczna kultura „bez wymówek', proaktywne zarządzanie ryzykiem w wielu projektach równolegle (skonsolidowany rejestr zagrożeń, matryca priorytetów, szybka eskalacja). Zakres odpowiedzialnościZarządzanie portfelem projektów: Planowanie i koordynacja 3-5 projektów jednocześnie w różnych fazach Priorytetyzacja zadań i alokacja zasobów między projektami Zarządzanie zależnościami i konfliktami priorytetów Definiowanie zakresów, harmonogramów i ścieżek krytycznych dla każdego projektu Prowadzenie dokumentacji projektowej i statusów realizacji Zarządzanie finansami projektów (kluczowy obszar): Tworzenie i zarządzanie budżetami dla portfela projektów (wieloprojektowe planowanie finansowe) Szczegółowe kosztorysy dla każdego przedsięwzięcia przed startem Bieżący controlling: porównanie plan vs. rzeczywistość, prognozowanie odchyleń Negocjacje handlowe z dostawcami i partnerami (zarówno po stronie kosztów jak i przychodów) Podejmowanie decyzji o alokacji budżetu między projektami Odpowiedzialność za rentowność każdego projektu i całego portfela Raportowanie sytuacji finansowej i analiza po zakończeniu projektów Zarządzanie partnerami i dostawcami: Identyfikacja i pozyskiwanie partnerów oraz sponsorów Negocjacje umów partnerskich i sponsorskich (20-40 podmiotów rocznie) Utrzymywanie relacji długoterminowych i zarządzanie oczekiwaniami Koordynacja dostaw i zobowiązań po wszystkich stronach Rozwiązywanie konfliktów i reklamacji Rekrutacja i zarządzanie współpracownikami projektowymi (freelancerzy, specjaliści) Budowanie i doskonalenie procesów: Projektowanie powtarzalnych procesów zarządzania projektami Tworzenie szablonów, procedur i list kontrolnych Dokumentowanie najlepszych praktyk i standardów Wdrażanie narzędzi wspierających zarządzanie projektami Automatyzacja powtarzalnych działań (w tym wykorzystanie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję) Analiza efektywności procesów i ich ciągłe usprawnianie Zarządzanie ryzykiem i jakością: Identyfikacja i monitoring ryzyk w portfelu projektów Zarządzanie zależnościami między projektami Kontrola jakości na każdym etapie realizacji Testy przedprodukcyjne, próby techniczne, listy kontrolne Realizacja operacyjna: Koordynacja wszystkich elementów logistycznych wydarzeń Nadzór nad przestrzenią, techniką, rejestracją, cateringiem Zarządzanie harmonogramami prelegentów i partnerów Koordynacja aplikacji wspierających i networkingu Komunikacja i raportowanie: Regularne raporty z postępu projektów dla założycieli Transparentna komunikacja priorytetów i wąskich gardeł Prowadzenie analiz po zakończeniu projektów Przekazywanie wniosków i rekomendacji na przyszłość Kogo szukamy (wymagania podstawowe) Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu wieloma projektami równolegle – minimum 2-3 lata w roli kierownika projektów, koordynatora programów lub podobnej, z portfelem min. 3 projektów jednocześnie. Silne kompetencje w zarządzaniu finansami projektów – swobodne tworzenie i zarządzanie budżetami wieloprojektowymi, analiza rentowności, podejmowanie decyzji w oparciu o dane finansowe, doświadczenie w negocjacjach handlowych. Doświadczenie w budowaniu procesów i procedur – udokumentowane przypadki projektowania i wdrażania procesów zarządzania projektami, tworzenia dokumentacji, standaryzacji działań. Sprawdzone umiejętności w zarządzaniu relacjami z partnerami – doświadczenie w pracy z minimum 15-20 partnerami/dostawcami rocznie, prowadzenie negocjacji, utrzymywanie długoterminowych relacji. Doskonała organizacja pracy i priorytetyzacja – potrafisz efektywnie zarządzać czasem i zasobami w środowisku wielu równoległych projektów, zachowując kontrolę nad szczegółami. Samodzielność i proaktywność – potrafisz samodzielnie planować, organizować i realizować projekty bez ciągłego nadzoru, wyprzedzasz problemy zamiast na nie reagować. Asertywna komunikacja i negocjacje – potrafisz jasno komunikować oczekiwania, egzekwować zobowiązania, rozwiązywać konflikty i negocjować warunki. Polski i angielski na poziomie swobodnej pracy (dokumenty, rozmowy, umowy, korespondencja). Będzie dodatkowym atutem Certyfikaty z zarządzania projektami (PRINCE2, PMP, Agile/Scrum) – mile widziane, ale liczy się przede wszystkim praktyka. Doświadczenie w branży eventowej, edukacyjnej lub turystycznym Znajomość metodyk zarządzania portfelem projektów i zarządzania procesami biznesowymi. Znajomość Airtable / Make / zapier i tworzenia automatyzacji w nich Doświadczenie we wdrażaniu automatyzacji procesów i wykorzystaniu sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami. Znajomość zasad controlingu projektowego i rozliczania projektów finansowanych ze środków partnerskich/sponsorskich. Co oferujemy Odpowiedzialność za portfel kluczowych projektów o realnym wpływie na rozwój przedsiębiorczości w Polsce. Autonomię w projektowaniu procesów zarządzania projektami i budowaniu standardów pracy. Środowisko bez zbędnej biurokracji, gdzie liczy się efekt i mierzalne wyniki. Możliwość pracy z interesującymi partnerami ze świata biznesu, startupów i korporacji. Elastyczną współpracę (praca zdalna, intensywniejsza w okresach sprintów projektowych i wydarzeń). Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia + premia uzależniona od wyników portfela (terminowość, budżet, rentowność, opinie uczestników). Budżet na rozwój kompetencji i certyfikacje. Proces rekrutacji Rozmowa wstępna – omówienie doświadczenia w zarządzaniu wieloma projektami, podejścia do budowania procesów i zarządzania finansami. Studium przypadku – przygotowanie planu zarządzania portfelem 3 projektów (alokacja zasobów, budżet, harmonogram, identyfikacja ryzyk i zależności) + szkic procesu dla wybranego obszaru. Rozmowa z założycielami – dopasowanie kulturowe, omówienie oczekiwań, ustalenie mierników sukcesu i warunków współpracy. Jeśli sprawia Ci satysfakcję prowadzenie wielu projektów równolegle, budowanie porządku w procesach i osiąganie założonych celów finansowych – czekamy na Twoją aplikację. U nas „nie miałem czasu' lub „partner nie dostarczył' to nie są argumenty – liczy się plan B i dowieziony rezultat. 💪