Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego i 1 dzień w administracji publicznej lub pracy biurowej

• umiejętność współpracy
• umiejętność komunikowania się
• umiejętność obsługi komputera oraz urządzeń biurowych
• umiejętność stosowania przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zawartych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. z póź. zm.
• dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,poufne” potwierdzony Poświadczeniem Bezpieczeństwa wydanym przez Policję lub Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub złożenie oświadczenia o poddaniu się procedurze sprawdzającej i uzyskanie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych ww. klauzulą
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - NIE DOTYCZY TO KANDYDATEK/KANDYDATÓW URODZONYCH 1 SIERPNIA 1972 R. LUB PÓŹNIEJ. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowa. Praca biurowa związana z obsługą klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Stanowisko pracy wyposażone w komputer, monitor ekranowy (czas pracy przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie), drukarkę i kserokopiarkę. Na stanowisku pracy występuje oświetlenie naturalne i sztuczne. Stanowisko pracy usytuowane jest w Wydziale Kryminalnym, na II piętrze w budynku Komendy Miejskiej Policji w Gliwicach przy ul. Powstańców Warszawy 12. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: brak wind, podjazdów. Na parterze budynku znajduje się jedna ogólnodostępna toaleta przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę organizacyjną i kancelaryjno-biurową naczelnika wydziału, zastępców naczelnika wydziału, kierowników referatów oraz obsługę kancelaryjno-biurową wydziału i referatów w celu zapewnienia terminowej realizacji zadań służbowych oraz właściwego obiegu dokumentacji.
• Ewidencjonuje pisma, dokumenty i przesyłki wpływające/wychodzące do/z wydziału i referatów w Elektronicznym Dzienniku Korespondencyjnym oraz prowadzi rejestry i ewidencje pomocnicze w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji.
• Przedkłada dokumenty i korespondencję do podpisu naczelnikowi wydziału, zastępcom naczelnika wydziału oraz kierownikom referatów i rozdziela ją po dokonaniu dekretacji w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w wydziale i referatach.
• Obsługuje klientów zewnętrznych oraz ustala na ich potrzeby sygnaturę sprawy, referenta prowadzącego sprawę w Wydziale Kryminalnym oraz Referacie ds. Przestępczości Nieletnich.
• Sporządza, przepisuje, powiela dokumenty na polecenie przełożonego w celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań.
• Przyjmuje od policjantów wydziału i referatów dokumentację przeznaczoną do archiwizacji, rozlicza dokumentację z urządzeń ewidencyjnych celem przekazania kwartalnej informacji w tym zakresie do Zespołu Prezydialnego KMP w Gliwicach oraz sporządza spisy archiwalne w celu przekazania ich do składnicy akt KMP w Gliwicach.
• Odbiera na bieżąco pocztę wpływającą na skrzynkę odbiorczą wydziału, weryfikuje ją selekcjonując wiadomości, które wpływają jako do komórki sprawującej nadzór merytoryczny w sprawach prowadzonych przez jednostki organizacyjne KMP w Gliwicach i wymagają przekazania zgodnie z właściwością miejscową oraz rzeczową, rozsyła wiadomości, które wymagają zapoznania stanu osobowego oraz drukuje wiadomości, pozostające w dyspozycji wydziału i przedkłada kierownictwu wydziału w celu nadania prawidłowego biegu służbowego dokumentacji przesyłanej drogą elektroniczną.
• Obsługuje system SWOP, rejestrując czas pracy/służby, absencję oraz nadgodziny funkcjonariuszy Wydziału Kryminalnego zgodnie z nadanymi uprawnieniami w celu prawidłowej ewidencji i rozliczania czasu pracy/służby.