Wymagania

• Doświadczenie na podobnym stanowisku będzie dużym atutem.
• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów.
• Wysoka kultura osobista i profesjonalizm.
• Umiejętność pracy z dokumentami i dbałość o szczegóły.
• Komunikatywność, samodzielność i odpowiedzialność.
• Język angielski na poziomie komunikatywnym.

Opis stanowiska

• Organizacja i koordynacja kalendarza oraz spotkań członków Zarządu.
• Przygotowywanie i obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych (zarówno z partnerami branżowymi, instytucjami państwowymi, jak i klientami).
• Koordynowanie agendy Prezesa Zarządu, umawianie spotkań według skali priorytetów.
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą oraz wychodzącą.
• Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych.
• Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu.
• Organizacja podróży służbowych (rezerwowanie hoteli, biletów oraz późniejsze rozliczanie delegacji).
• Sporządzanie pism, raportów, protokołów, notatek ze spotkań i prezentacji.
• Nadzór nad obiegiem dokumentów i ich archiwizacją.
• Koordynacja komunikacji pomiędzy Zarządem a działami firmy.
• Utrzymywanie profesjonalnej komunikacji z partnerami biznesowymi, instytucjami publicznymi oraz kontrahentami.
• Wsparcie w realizacji projektów strategicznych (np. wdrożenie nowych procedur) i przygotowywaniu analiz/zestawień na potrzeby Zarządu.
• Organizacja wydarzeń firmowych, konferencji branżowych, szkoleń wewnętrznych.
• Koordynacja udziału firmy w targach farmaceutycznych i wydarzeniach branżowych.
• Współpraca z działem marketingu i PR w zakresie przygotowywania materiałów prezentacyjnych Zarządu.
• Zarządzanie biurem (zamawianie artykułów biurowych oraz nadzór nad stanem technicznym urządzeń biurowych).
• Doraźna/Zastępcza obsługa recepcji (obsługa centrali telefonicznej, przyjmowanie gości, zarządzanie korespondencją).