Oczekiwany profil kandydata/kandydatki:

• wykształcenie wyższe
• doświadczenie - praca w sekretariacie – min. 1 rok
• ogólna znajomość zasad administracji w spółkach
• znajomość zasad zarządzania komunikacją
• komunikatywność
• zdolności organizacyjne

Zadania:

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, prowadzenie dzienników korespondencji zewnętrznej,
• obsługa korespondencji wewnętrznej, tj. prowadzenie dzienników korespondencji wychodzącej od Zarządu i Dyrektorów do pracowników spółki oraz przychodzącej od pracowników spółki do Zarządu i Dyrektorów do czasu wdrożenia elektronicznego obiegu korespondencji i umów w spółce;
• obsługa poczty elektronicznej Sekretariatu spółki;
• prowadzenie księgi wejść do spółki (osoby zewnętrzne);
• organizowanie na prośbę Zarządu i Dyrektorów spotkań i konferencji;
• prowadzenie terminarza spotkań Prezesa Zarządu;
• kompletowanie materiałów na spotkania Prezesa Zarządu na prośbę Prezesa;
• przygotowywanie pism na prośbę Prezesa Zarządu;
• prowadzenie ewidencji wyposażenia służbowego pracowników umysłowych i ich miejsc pracy (np. telefony, sprzęt komputerowy, meble biurowe) i przeprowadzanie inwentaryzacji ww. wyposażenia zgodnie z obowiązującymi regulacjami;
• organizacja wdrożenia elektronicznego obiegu korespondencji i umów w spółce;
• prowadzenie rejestru umów spółki, do czasu wdrożenia elektronicznego obiegu korespondencji i umów w spółce;
• sporządzanie notatek ze spotkań Prezesa Zarządu na prośbę Prezesa;
• nadzór i obsługa umowy o najem powierzchni biurowej;
• przygotowywanie dwumiesięcznych zapotrzebowań na zakupy biurowych materiałów eksploatacyjnych oraz podstawowych konsumpcyjnych (np. kawa, cukier) do akceptacji Prezesa Zarządu oraz realizacja zamówień;
• sporządzanie planów kosztów eksploatacji biura (np. czynsz, materiały eksploatacyjne), jako kontent do rocznego Planu Rzeczowo-Finansowego, wg wzoru obowiązującego w Spółce i przygotowywanie miesięcznych raportów z wykonania PR-F z obszaru administracja;
• obsługa umowy z dostawcą internetu, operatorem połączeń komórkowych i ewidencja służbowych aparatów komórkowych;
• kontrola merytoryczna faktur obciążeniowych dot. obsługiwanych umów;
• nadzór nad terminowością zewnętrznej sprawozdawczości w spółce;
• działania administracyjne w zakresie m.in. KRS, Rejestr Akcjonariuszy, Urzędy/Instytucje w zakresie zmian danych o spółce;