Aplikuj teraz

Sekretarka ∕ Sekretarz

Polska Akademia Nauk

Wiedeń, Austria
Praca stacjonarna
Umowa o pracę
Umowa o pracę
🏢 Praca stacjonarna
Pełny etat

Twój zakres obowiązków

  • Prowadzenie sekretariatu: odbiór i wysyłka korespondencji, rejestracja korespondencji, przyjmowanie i rozdzielanie wpływającej do Stacji korespondencji (w tym elektronicznej przychodzącej na oficjalny adres Stacji), obsługa głównej linii telefonicznej, przyjmowanie przybywających do Stacji gości i interesantów i inne prace związane z prowadzeniem sekretariatu.
  • Rozliczanie zaliczek i sporządzanie codziennych raportów kasowych Stacji.
  • Przygotowywanie projektów umów i obsługa realizacji umów.
  • Recepcja pokoi gościnnych: prowadzenie korespondencji związanej z rezerwacją pokoi, prowadzenie systemu rezerwacyjnego, przyjmowanie gości, wydawanie kluczy, prowadzenie spraw związanych z zameldowaniami gości Stacji, wystawianie not księgowych, udzielanie informacji w sprawie zameldowania w urzędzie dzielnicowym, przygotowywanie miesięcznych informacji o wykorzystaniu pokoi gościnnych.
  • Przygotowywanie umów o mieszkania służbowe dla pracowników Stacji, udział w przekazaniu i odbiorze protokolarnym.
  • Kontakty z firmami świadczącymi usługi dla Stacji oraz współpracującymi ze Stacją
  • Kontakty z administracją budynku oraz administracją samorządową i państwową w Wiedniu, prowadzenie regularnej korespondencji, prowadzenie kalendarza kontroli stanu budynku wg miejscowych przepisów.
  • Prowadzenie ewidencji środków trwałych w Stacji.
  • Aktywny udział w wydarzeniach organizowanych przez Stację w tym obsługa multimedialna Sali Sobieskiego.
  • Obsługa systemu Advantec w Stacji.
  • Dbałość o dobre imię Stacji w Wiedniu, zwłaszcza w kontaktach z gośćmi Stacji i z obywatelami Austrii.
  • Przestrzeganie dyscypliny pracy wynikającej z Kodeksu Pracy obowiązującego w Austrii.
  • Wykonywanie poleceń służbowych kierownictwa Stacji PAN, związanych z bieżącą działalnością Stacji, które nie zostały wyszczególnione w niniejszym „Zakresie obowiązków”.
  • Prowadzenia spraw archiwalnych Stacji

Nasze wymagania

  • Wykształcenie: wyższe.
  • Doświadczenie: 5 lat pracy na podobnym stanowisku, mile widziane doświadczanie z instytucja publicznych (administracja zdrowa i samorządowa) lub korporacji międzynarodowej.
  • Umiejętności: biegła znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie.
  • Profesjonalna obsługa telefoniczna i bezpośrednia gości.
  • Bardzo dobra obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Znajomość systemów biurowych i urządzeń (drukarki, skanery, centrale telefoniczne).
  • Obsługa systemów elektronicznego obiegu dokumentów
  • Podstawowa znajomość zasad RODO i bezpieczeństwa danych.
  • Umiejętności interpersonalne:
  • a. Współpraca z zespołem i wsparcie pracy przełożonego.
  • b. Umiejętność rozwiązywania problemów i elastyczne reagowanie na zmiany.
  • c. Asertywność przy jednoczesnym zachowaniu dyplomacji.
  • d. Budowanie dobrych relacji w miejscu pracy.

To oferujemy

  • zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w ramach delegowania do pracy na prawie polskim, umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny, łączny maksymalny czas pracy w formule delegowania - 36 miesięcy;

  • mieszkanie służbowe w Stacji PAN w Wiedniu w ramach użyczenia

  • dodatek na przesiedlenie;

  • pracę w sympatycznym, dynamicznym zespole;

  • rozwój naukowy i organizacyjny;

Wyświetlenia: 3
Opublikowana4 dni temu
Wygasaza 27 dni
Rodzaj umowyUmowa o pracę
Tryb pracyPraca stacjonarna
Źródło
Logo

Podobne oferty, które mogą Cię zainteresować

Na podstawie "Sekretarka ∕ Sekretarz"