Twój zakres obowiązków

• Kompleksowe wsparcie Dyrektora i zastępcy Dyrektora Instytutu w codziennych zadaniach;
• Prowadzenie Sekretariatu Instytutu (obsługa telefoniczna, korespondencyjna, dokumentacyjna oraz recepcyjna);
• Organizowanie spotkań (wewnętrznych i zewnętrznych);
• Prowadzenie terminarza spotkań i zestawienia wystąpień medialnych dyrekcji Instytutu;
• Przygotowywanie pism na podpis Dyrektora, rejestracja oraz koordynacja wysyłki;
• Prowadzenie spraw związanych z rejestrowaniem, przyjmowaniem oraz przekazywaniem korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, kompletowanie i przekazywanie niezbędnych akt oraz wszelkich innych dokumentów;
• Aktywny i odpowiedzialny udział w procesie obiegu dokumentacji, opisywanie dokumentów księgowych i realizacja zamówień z zakresu działalności sekretariatu;
• Organizowanie i dokumentowanie podróży służbowych, w tym rezerwacja lotów, hoteli, restauracji;
• Pomoc przy organizacji konferencji, seminariów i szkoleń;
• Techniczne opracowywanie prezentacji, redagowanie pism, wyszukiwanie i przygotowywanie materiałów i informacji potrzebnych na spotkania.

Nasze wymagania

• Wykształcenie co najmniej średnie (preferowane wyższe);
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego (ortografia, interpunkcja, poprawność stylistyczna);
• Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie, na poziomie min. C1);
• Bardzo dobra organizacja pracy, w tym umiejętności pracy pod presją czasu;
• Biegła obsługa pakietu MS Office (w szczególności programy Word i Excel, Power Point);
• Wysoki poziom kultury osobistej, komunikatywność;
• Dyspozycyjność, inicjatywa i dynamika w działaniu;
• Skrupulatność, staranność, rzetelność, terminowość i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań;
• CV, list motywacyjny, dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje i doświadczenie oraz oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych dla celów procesu rekrutacji.

Mile widziane

• Doświadczenie na podobnym stanowisku (w szczególności w administracji publicznej);
• Umiejętność obsługi platformy ePUAP, skrzynki ESP, systemu EZD RP / PUW lub innego systemu klasy EZD;
• Wiedza z zakresu stosunków międzynarodowych i polskiej polityki zagranicznej;
• Dobra znajomość w mowie i piśmie drugiego języka obcego.

To oferujemy

• Możliwość rozwoju zawodowego oraz wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i umiejętności;

• Pracę w stabilnej i renomowanej instytucji.