Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie podróży służbowych, uzyskanie ofert podróży, rezerwacje i zakup biletów, przygotowanie agendy, organizacja logistyki do miejsca docelowego, przygotowanie pakietu materiałów związanych z podróżą, nadzór nad prawidłowym przebiegiem, rozliczanie podróży
• Przygotowanie materiałów na spotkania, prezentacji (PowerPoint, Canva) i dokumentów wewnętrznych
• Zakupy, rezerwacje, kontakty z dostawcami usług premium
• Zapewnianie terminowego obiegu korespondencji i dokumentacji, przygotowywanie pism, formularzy itp, oraz kopiowanie i archiwizowanie materiałów i dokumentów
• Zapewnienie terminowego rozliczenia faktur i płatności
• Zapewnienie sprawnie działającego sprzętu IT i narzędzi technologicznych Przełożonych z udziałem serwisu IT
• Kompleksowa obsługa kalendarza oraz ważnych dat np. jubileusze, urodziny, ważne wydarzenia oraz organizowanie celebracji (miejsce, poczęstunek, upominki)
• Utrzymywanie profesjonalnych relacji z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi
• Dbanie o wizerunek Przełożonego i firmy w kontaktach zewnętrznych oraz organizowanie i zapewnianie serwisu wizerunkowego (wizażysta, projektant, fryzjer, makijażysta, kierowca)
• Wsparcie asystenckie codziennej pracy Przełożonego, Rady Nadzorczej i Członków Zarządu
• Współpraca z działami HR, IT, administracją i komunikacją wewnętrzną
• Wykonywanie innych prac zleconych przez Przełożonego

Nasze wymagania

• Minimum 2 lata doświadczenia w roli Asystentki Biura Zarządu /Asystentki Personalnej Członka Zarządu
• Wykształcenie wyższe
• Bardzo dobra znajomość MS Office (Teams, Excel, Power Point)
• Doświadczenie w prowadzeniu kalendarza, organizowaniu spotkań i podróży służbowych
• Umiejętności analityczne, skrupulatność w wykonywaniu zadań
• Wysokie kompetencje w zakresie obsługi klienta z naciskiem na świetną komunikację
• Bardzo dobra organizacja czasu pracy
• Umiejętność prowadzenia projektów
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie (min. poziom B2)
• Umiejętność pracy pod presją czasu i wysokiej odporności na stres
• Elastyczność, dyspozycyjność
• Operatywność w działaniu
• Nastawienie na cel i osiąganie wyników
• Umiejętność szukania rozwiązań w trudnych i niestandardowych sytuacjach

To oferujemy

• Pracę pełną pasjonujących wyzwań w jednej z najszybciej rozwijających się polskich Firm Farmaceutycznych o zasięgu międzynarodowym bezpośrednio z Radą Nadzorczą i Członkami Zespołu Zarządzającego

• Możliwość rozwoju zawodowego poprzez realizację ciekawych zadań i uczestnictwo w różnorodnych projektach oraz niezbędnych do rozwoju szkoleniach

• Atrakcyjny system motywacyjny

• Przyjazną atmosferę pracy w zgranym zespole

• Narzędzia niezbędne do wykonywania pracy (w tym samochód służbowy)

• Atrakcyjne benefity dla Współpracownika i Jego bliskich osób (np. opieka medyczna, Cafeteria My Benefit, dofinansowania do nauki języków obcych)

• Praca w różnych godzinach w zależności od obowiązków bezpośredniego przełożonego