Twój zakres obowiązków

• Organizacja pracy jednostek dydaktycznych w ramach Grupy Korczaka w Olsztynie.
• Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem jednostek w ramach Grupy Korczaka (Wydział Uczelni oraz Szkoła Podstawowa).
• Koordynacja i nadzór nad obiegiem dokumentów (w tym dekretacja, archiwizacja, nadzór nad kompletnością dokumentacji).
• Obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej.
• Redagowanie pism i dokumentów wewnętrznych.
• Przygotowywanie raportów, zestawień, analiz oraz sprawozdań we współpracy z innymi działami uczelni.
• Współpraca z Dziekanatem w zakresie obsługi toku studiów (np. zlecanie obsługi sal dydaktycznych, sprzętu technicznego).
• Organizacja spotkań i wydarzeń jednostki (np. rad dydaktycznych, zebrań zespołów kierunkowych).
• Obsługa procesów związanych z zatrudnianiem kadry dydaktycznej w Szkole Podstawowej (zbieranie danych, koordynacja podpisywania dokumentów, koordynacja planowania zajęć).
• Współpraca z działami centralnymi uczelni – m.in. Działem HR, Finansowym, IT, Administracją.
• Wsparcie w zakresie funkcjonowania budynku.
• Nadzór nad stanem technicznym budynku.
• Zgłaszanie usterek i nadzór nad ich usunięciem.
• Prowadzenie zamówień na materiały biurowe, środki czystości i inne niezbędne wyposażenie.
• Wsparcie organizacyjne przy przeprowadzkach, adaptacjach sal i pomieszczeń.
• Nadzór nad dostępem do pomieszczeń (karty, klucze, alarmy, itp.).
• Współpraca z serwisami zewnętrznymi – np. serwis sprzątający, serwis techniczny.
• Prowadzenie aktywnej polityki najmy zapewniającej przychód z wolnych powierzchni budynku Wydziału.
• Wsparcie dla zespołów jednostek w codziennej pracy biur.
• Udział w pracach zespołów roboczych, komisji i innych ciał kolegialnych, zgodnie z decyzjami przełożonych.
• Prowadzenie rejestrów, zestawień i ewidencji wymaganych przepisami wewnętrznymi uczelni i szkoły podstawowej.
• Wsparcie merytoryczne i organizacyjne innych pracowników jednostek.
• Inne zadania zlecone przez kierownika jednostek.

Nasze wymagania

• Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki administracyjne, humanistyczne lub pokrewne).
• Mile widziane doświadczenie w instytucji edukacyjnej.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, sumienność i samodzielność.
• Umiejętność pracy w zespole i komunikatywność.
• Dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel i Word).
• Mile widziana znajomość systemów informatycznych wykorzystywanych w szkolnictwie takich jak system informacji oświatowej, dziennik elektroniczny.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.

• Możliwość rozwoju zawodowego w środowisku akademickim.

• Pracę w zaangażowanym i wspierającym zespole.

• Elastyczne godziny pracy w ustalonym zakresie