Twój zakres obowiązków

• Wykonywanie bieżących spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem biura,
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (poczta, e-maile, kurierzy),
• Organizacja i koordynowanie obiegu dokumentów wewnętrznych (w szczególności faktur, umów, pism),
• Prowadzenie kalendarza przełożonego – umawianie spotkań, nadzór nad terminami, przypomnienia o ważnych wydarzeniach,
• Organizacja spotkań, narad i konferencji (rezerwacja sal, przygotowanie materiałów, obsługa logistyczna),
• Koordynowanie i organizowanie wyjazdów służbowych przełożonego (rezerwacje, logistyka, rozliczenia),
• Udział w wybranych spotkaniach, sporządzanie notatek i protokołów,
• Redagowanie pism urzędowych, wewnętrznych i zewnętrznych, zgodnie z obowiązującymi standardami,
• Prowadzenie zestawień, rejestrów i raportów (np. umów, delegacji, zapotrzebowania),
• Współpraca z działem księgowym oraz działem rozliczeń w zakresie przygotowania i obiegu dokumentów finansowych
• Bieżąca obsługa pakietu MS Office – szczególnie bardzo dobra znajomość programów Word i Excel,
• Dbałość o terminowość, porządek dokumentów oraz profesjonalny wizerunek biura.

Nasze wymagania

• Doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku (min. 1–2 lata w pracy administracyjno-biurowej).
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word i Excel (w tym praca z tabelami, formatowanie dokumentów, podstawowe formuły i zestawienia).
• Znajomość zasad obiegu dokumentów oraz korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej).
• Umiejętność organizacji i koordynacji pracy biura oraz spotkań i wyjazdów służbowych.
• Wysoka kultura osobista oraz komunikatywność w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność, terminowość i umiejętność ustalania priorytetów.
• Umiejętność redagowania pism urzędowych i biznesowych zgodnie z obowiązującymi standardami językowymi i formalnymi.
• Zdolność do samodzielnego działania, a także pracy w zespole i pod presją czasu.
• Gotowość do uczestniczenia w spotkaniach i sporządzania notatek/protokołów.
• Znajomość podstawowych procesów księgowych i administracyjnych (np. obieg faktur, delegacje, rejestry).

Mile widziane

• znajomość systemów elektronicznego obiegu dokumentów,
• doświadczenie we współpracy z działem księgowym lub finansowym,