Twój zakres obowiązków

• Prowadzenie sekretariatu: odbiór i wysyłka korespondencji, rejestracja korespondencji, przyjmowanie i rozdzielanie wpływającej do Stacji korespondencji (w tym elektronicznej przychodzącej na oficjalny adres Stacji), obsługa głównej linii telefonicznej, przyjmowanie przybywających do Stacji gości i interesantów i inne prace związane z prowadzeniem sekretariatu.
• Rozliczanie zaliczek i sporządzanie codziennych raportów kasowych Stacji.
• Przygotowywanie projektów umów i obsługa realizacji umów.
• Recepcja pokoi gościnnych: prowadzenie korespondencji związanej z rezerwacją pokoi, prowadzenie systemu rezerwacyjnego, przyjmowanie gości, wydawanie kluczy, prowadzenie spraw związanych z zameldowaniami gości Stacji, wystawianie not księgowych, udzielanie informacji w sprawie zameldowania w urzędzie dzielnicowym, przygotowywanie miesięcznych informacji o wykorzystaniu pokoi gościnnych.
• Przygotowywanie umów o mieszkania służbowe dla pracowników Stacji, udział w przekazaniu i odbiorze protokolarnym.
• Kontakty z firmami świadczącymi usługi dla Stacji oraz współpracującymi ze Stacją
• Kontakty z administracją budynku oraz administracją samorządową i państwową w Wiedniu, prowadzenie regularnej korespondencji, prowadzenie kalendarza kontroli stanu budynku wg miejscowych przepisów.
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych w Stacji.
• Aktywny udział w wydarzeniach organizowanych przez Stację w tym obsługa multimedialna Sali Sobieskiego.
• Obsługa systemu Advantec w Stacji.
• Dbałość o dobre imię Stacji w Wiedniu, zwłaszcza w kontaktach z gośćmi Stacji i z obywatelami Austrii.
• Przestrzeganie dyscypliny pracy wynikającej z Kodeksu Pracy obowiązującego w Austrii.
• Wykonywanie poleceń służbowych kierownictwa Stacji PAN, związanych z bieżącą działalnością Stacji, które nie zostały wyszczególnione w niniejszym „Zakresie obowiązków”.
• Prowadzenia spraw archiwalnych Stacji

Nasze wymagania

• Wykształcenie: wyższe.
• Doświadczenie: 5 lat pracy na podobnym stanowisku, mile widziane doświadczanie z instytucja publicznych (administracja zdrowa i samorządowa) lub korporacji międzynarodowej.
• Umiejętności: biegła znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie.
• Profesjonalna obsługa telefoniczna i bezpośrednia gości.
• Bardzo dobra obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Znajomość systemów biurowych i urządzeń (drukarki, skanery, centrale telefoniczne).
• Obsługa systemów elektronicznego obiegu dokumentów
• Podstawowa znajomość zasad RODO i bezpieczeństwa danych.
• Umiejętności interpersonalne:
• a. Współpraca z zespołem i wsparcie pracy przełożonego.
• b. Umiejętność rozwiązywania problemów i elastyczne reagowanie na zmiany.
• c. Asertywność przy jednoczesnym zachowaniu dyplomacji.
• d. Budowanie dobrych relacji w miejscu pracy.

To oferujemy

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w ramach delegowania do pracy na prawie polskim, umowa o pracę na 3-miesięczny okres próbny, łączny maksymalny czas pracy w formule delegowania - 36 miesięcy;

• mieszkanie służbowe w Stacji PAN w Wiedniu w ramach użyczenia

• dodatek na przesiedlenie;

• pracę w sympatycznym, dynamicznym zespole;

• rozwój naukowy i organizacyjny;