Twój zakres obowiązków

• Udzielanie wszelkich niezbędnych informacji (w tym o możliwościach organizacji opieki nad małym dzieckiem czy o szkołach), pomoc w przygotowaniu dokumentów, komunikacja z urzędami i monitorowanie spraw urzędowych (w szczególności związanych z procesem legalizacji pobytu). Wybrana osoba będzie pomagać pracownikom, doktorantom, stażystom, oraz gościom.
• Asysta w przeprowadzeniu spraw administracyjnych podczas wizyt w urzędach (m. in.: zezwolenie na pobyt, karta pobytu, wiza, PESEL, ubezpieczenie zdrowotne w NFZ, świadczenia socjalne na dzieci czy osoby z niepełnosprawnościami).
• Wsparcie w organizacji zakwaterowania (również w przypadkach interwencyjnych) oraz wszechstronna pomoc w wynajmie mieszkania.
• Pomoc w organizacji badań medycyny pracy oraz wsparcie w kontaktach z placówkami medycznymi.
• Pomoc w sprawach życia codziennego: zakup i rejestracja karty SIM, otwarcie konta bankowego, zawarcie dodatkowych ubezpieczeń.
• Pomoc w zaznajomieniu się z procedurami wewnętrznymi Instytutu, a w szczególności wsparcie na początkowym etapie zatrudnienia w realizacji tych procedur (np.: delegacje, zapotrzebowania, zamówienia, urlopy, praca zdalna).
• Obsługa gości zagranicznych przyjeżdżających na krótkie pobyty oraz naukowców wizytujących.
• Wykonywanie zleconych czynności związanych z wymogami formalnymi realizacji projektu pt.: ”WelcomeIChF: Wsparcie i Integracja Pracowników Zagranicznych w IChF PAN” (umowa nr BPI/WTP/2024/1/00020/U/00001), finansowanego przez Narodową Agencje Wymiany Akademickiej z programu „Welcome to Poland – nabór 2024”.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego.
• W uzasadnionych przypadkach wykonywanie zadań zleconych poza siedzibą Instytutu np. wizyty w siedzibach urzędów, obecność podczas wynajmu mieszkania itp., w godzinach wymaganych do realizacji zadania.

Nasze wymagania

• Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie (min. poziom B2 – weryfikacja podczas rozmowy rekrutacyjnej).
• Znajomość przepisów dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce (Ustawa o cudzoziemcach).
• Wykształcenie wyższe (min. licencjat); preferowane kierunki: administracja publiczna, stosunki międzynarodowe lub pokrewne.
• Umiejętność pracy z ludźmi, otwartość na inne kultury, empatia, cierpliwość.
• Wysoka kultura osobista, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy własnej.
• Gotowość do wykonywania zróżnicowanych zadań i pracy w dynamicznym środowisku.

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy: w punktach informacyjnych (np. typu Welcome Point), instytucjach publicznych, w pracy z osobami z zagranicy lub w międzynarodowym środowisku.
• Udokumentowane ukończenie kursów lub szkoleń z zakresu różnic kulturowych oraz komunikacji międzykulturowej.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w międzynarodowym środowisku akademickim.

• Umowę o pracę na 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia).

• Data rozpoczęcia pracy: 1.10.2025 r. (z możliwością negocjacji)

• Pracę od poniedziałku do piątku.

• Możliwość zdobycia unikalnego doświadczenia w pracy z osobami z różnych kultur.

• Przyjazną i twórczą atmosferę oraz wsparcie zespołu i przełożonych.

• Pakiet prywatnej opieki medycznej.

• Możliwość udziału w szkoleniach i kursach podnoszących kwalifikacje zawodowe.

• Udział w zagranicznych szkoleniach w ramach programu Erasmus+.

• Możliwość pracy zdalnej w wymierzę 24 dni w ciągu roku.