Twój zakres obowiązków

• Prowadzenie dokumentacji kontraktu
• Zakładanie, aktualizacja i archiwizacja dokumentacji kontraktu.
• Współpraca z zespołami projektowymi w zakresie gromadzenia i weryfikacji dokumentów (m.in. certyfikaty, protokoły odbioru, dokumentacja techniczna, rozliczenia).
• Zapewnienie kompletności i prawidłowego obiegu dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej.
• Wsparcie Dyrektora Kontraktu w przygotowywaniu pism, ofert, notatek i raportów dla Klienta, podwykonawców oraz instytucji zewnętrznych.
• Przygotowanie dokumentacji powykonawczej
• Kompletowanie i opracowywanie dokumentacji powykonawczej zgodnie z wymaganiami kontraktu, przepisów prawa oraz norm branżowych.
• Gromadzenie i weryfikacja dokumentów technicznych, protokołów odbiorów, atestów, certyfikatów jakości oraz rysunków powykonawczych.
• Koordynowanie procesu pozyskiwania dokumentów od podwykonawców, dostawców i działów wewnętrznych.
• Przekazanie kompletnej dokumentacji powykonawczej do Klienta oraz archiwizacja zgodnie z procedurami firmy.
• Przygotowanie raportów
• Tworzenie okresowych i doraźnych raportów z postępu realizacji kontraktu
• Opracowywanie zestawień i analiz na potrzeby Dyrektora Kontraktu, Zarządu lub Klienta.
• Dystrybucja raportów zgodnie z ustalonym harmonogramem i wymaganiami kontraktowymi.
• Wsparcie organizacyjne
• Koordynowanie obiegu informacji pomiędzy Dyrektorem Kontraktu, zespołem realizacyjnym, działami wsparcia i kontrahentami.
• Organizacja spotkań, narad i wizyt na budowie/projekcie (przygotowanie agendy, protokołowanie, dystrybucja dokumentów).
• Prowadzenie harmonogramów spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.
• Nadzór nad obiegiem formalnym dokumentów kontraktowych
• Sprawdzanie kompletności dokumentów wymaganych przez umowę (np. polisy, gwarancje, certyfikaty).
• Przygotowanie materiałów do rozliczeń i fakturowania we współpracy z działem finansowym.
• Ewidencjonowanie i kontrola korespondencji oraz dokumentów mających wpływ na przebieg i rozliczenie kontraktu.
• Zapewnienie rzetelności, kompletności i terminowości dokumentacji kontraktu, dokumentacji powykonawczej oraz raportów.
• Ochrona poufnych informacji związanych z kontraktem i stronami umowy.
• Przestrzeganie procedur wewnętrznych oraz wymagań wynikających z umów i przepisów prawa.

Nasze wymagania

• Współpraca z zespołem w sposób wspierający realizację celów kontraktu.Wymagania
• Bardzo dobra znajomość MS Word oraz MS Excel (tworzenie i edycja dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, zestawień, tabel, wykresów).
• Podstawowa znajomość programów graficznych w zakresie przygotowania i edycji prostych materiałów graficznych oraz rysunków.
• Umiejętność sporządzania i redagowania dokumentów formalnych.
• Dokładność, skrupulatność i dobra organizacja pracy.
• Umiejętność pracy z dużą ilością dokumentów i danych.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy w zespole.

To oferujemy

• Pracę na pełny etat.

• Przyjazną atmosferę.

• Pomoc merytoryczną zespołu.

• Pakiet benefitów.