Twój zakres obowiązków

• Obsługa wewnętrznego systemu obiegu dokumentów.
• Rejestrowanie faktur i innych dokumentów w wewnętrznym systemie Instytutu w ramach realizowanych projektów, po ich wstępnym sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym.
• Kontrola płatności realizowanych służbowymi kartami płatniczymi nadzorowanie prawidłowości formalnej i merytorycznej.
• Współpraca z zewnętrzną obsługą księgową – przekazywanie danych i dokumentów do księgowania, weryfikacja i aktualizacja zapisów w systemie Instytutu zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu faktur i innych dokumentów wraz z ich archiwizacją.
• Sporządzanie wniosków o zakup w wewnętrznym systemie zakupowym i monitorowanie ich prawidłowej realizacji.
• Prowadzenie, w ramach powierzonych zadań, komunikacji z naukowcami, administracją, podmiotami zewnętrznymi– w języku polskim i angielskim.
• Udział w organizacji instytutowych wydarzeń: konferencji naukowych, spotkań Rady Naukowej itp.
• Zapewnienie zaopatrzenia biura Instytutu w niezbędne produkty oraz sprzęty zgodnie z obowiązującym standardami.
• Współpraca z podmiotami zewnętrznymi wspierającymi funkcjonowanie biura instytutu (np. obsługa kurierska, administracja budynku, ochrona).
• Przygotowywanie raportów, zestawień i analiz wewnętrznych.
• Proponowanie i wdrażanie rozwiązań w obszarze zadań działu administracji.
• Udział w projektach związanych z funkcjonowaniem i rozwojem Instytutu.
• Wykonywanie innych poleceń przełożonych zgodnych ze specyfiką stanowiska i kompetencjami.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy z dokumentami księgowymi
• Biegłość komunikacji w języku polskim
• Znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie B2 (poziom biegłości zawodowej umożliwiający swobodną komunikację pisemną i werbalną)
• Umiejętności związane z obsługą klienta
• Wysoki poziom umiejętności komunikacyjnych i pracy w zespole
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, Google Workspace
• Umiejętność podejmowania inicjatywy w wykonywaniu zadań
• Zdolności analityczne oraz umiejętność planowania i koordynowania zadań

Mile widziane

• Wykształcenie kierunkowe (rachunkowość, finanse)

To oferujemy

• Umowę o pracę (tryb: 3 miesiące próbne, 1 rok na czas określony, umowa na czas nieokreśony)

• Pracę w międzynarodowym środowisku

• Prywatną opiekę medyczną, kartę Multisport

• Benefity socjalne (“wczasy pod gruszą”, dopłata do wypoczynku dzieci itd.)

• Możliwość pracy hybrydowej

• Życzliwy i wspierający zespół