Twój zakres obowiązków

• 💬 Obsługa klienta
• ✅ Mail – ogarniasz skrzynkę, tworzysz foldery, pilnujesz porządku i szybko odpisujesz.
• ✅ WhatsApp – zakładasz grupy, pilnujesz, żeby były aktualne i czytelne, komunikujesz się z rodzicami w sprawach bieżących.
• ✅ Rozmowy z rodzicami face to face – gdy przyjdą do biura, zazwyczaj dotyczy to spraw bieżących.
• ✅ Umowy – przygotowujesz, wysyłasz i archiwizujesz – na bazie gotowych wzorów.
• ✅ Rozmowy o postępach dzieci – analizujesz info od lektorów, kontaktujesz się z nimi i potem z rodzicem.
• ✅ Budowanie relacji – jesteś naszym głosem: życzliwym, konkretnym i zawsze pomocnym.
• 💰 Finanse
• ✅ Wystawianie faktur – ogarniasz faktury automatyczne (np. za kursy) oraz ręczne (np. za warsztaty czy niestandardowe rzeczy). Sprawdzasz, czy wszystko się zgadza i pilnujesz, żeby faktury trafiały do klientów na czas.
• ✅ Przypomnienia o płatnościach – codziennie sprawdzasz, kto zalega z płatnościami i wysyłasz im przypomnienia według gotowego szablonu. Z wyczuciem, ale konkretnie – tak, żeby klient poczuł się zaopiekowany, a nie osaczony 😉
• ✅ Zbieranie faktur kosztowych – zarówno tych papierowych (np. z zakupów do szkoły), jak i online (np. z maila). Nadajesz im czytelne nazwy, przypisujesz do odpowiednich kategorii i trzymasz wszystko w porządku.
• ✅ Wysyłanie faktur kosztowych do księgowej – do 5. dnia każdego miesiąca robisz paczkę faktur: wszystko opisane, odpowiednio nazwane, z załącznikami i gotowe do wysyłki.
• ✅ Raporty kosztów – raz w miesiącu przygotowujesz proste zestawienie kosztów (np. ile poszło na warsztaty, ile na zakupy), robisz podsumowanie i zapisujesz wnioski.
• ✅ Sprawdzanie KPiR – zaglądasz do naszej ewidencji przychodów i rozchodów, sprawdzasz, czy wszystko gra. Jeśli coś wygląda podejrzanie – dajesz znać księgowej.
• 🧑‍🏫 Kadry
• ✅ Obecność lektorów – regularnie sprawdzasz, kto był w pracy, a kto nie. Zapisujesz wszystko na bieżąco i dajesz znać, jeśli coś się nie zgadza.
• ✅ Dokumenty kadrowe – tworzysz umowy, aneksy i zaświadczenia na podstawie gotowych wzorów, a potem je porządnie archiwizujesz.
• ✅ Wypłaty – pod koniec miesiąca przeliczasz wypłaty lektorów na podstawie ich ewidencji godzin. Ważne, żeby było dokładnie i na czas.
• ✅ Przypomnienia dla lektorów – przypominasz o obowiązkach administracyjnych (np. notatki z zajęć, dokumentowanie lekcji, porządek w salach, wrzucanie materiałów).
• ✅ Wsparcie w rekrutacji – przeglądasz CV, robisz wstępną weryfikację, kontaktujesz się z kandydatami, umawiasz rozmowy i pilnujesz dokumentów.
• 🎨 Organizacja
• ✅ Organizacja warsztatów – ustalasz z lektorami, co planujemy, robisz listy zakupów, przeliczasz ilości, robisz zakupy i pilnujesz, żeby wszystko było gotowe na czas.
• ✅ Odbiór dzieci ze szkoły – odbierasz dzieci z pobliskiej podstawówki zgodnie z grafikiem. Liczy się punktualność, odpowiedzialność i bezpieczeństwo.
• 🖥 Systemy
• ✅ Langlion (nasz nowy system) – wdrażasz się w system od A do Z. To centrum dowodzenia szkoły: plan lekcji, płatności, faktury, umowy, postępy uczniów, notatki lektorów – ogarniasz, by wszystko działało sprawnie i było aktualne.
• 📱 Social media
• ✅ Facebook szkoły – wrzucasz posty: zdjęcia z zajęć, cytaty, krótkie opisy. Wszystko w duchu szkoły – ciepło, autentycznie, z pozytywną energią. Nie tworzymy sztucznego PR-u – pokazujemy, co naprawdę się u nas dzieje.
• Praca od poniedziałku do piątku w godzinach 11:00 - 19:00 (od września do czerwca); na lipiec i sierpień grafik ustalany osobno.
• 💡 Kwota netto w przypadku B2B odnosi się do rozliczania przez inkubator przedsiębiorczości – to forma współpracy, z której korzystają osoby bez własnej działalności.

Nasze wymagania

• 🟢 SZUKAMY OSOBY, KTÓRA...
• 📘 Zna angielski na poziomie min. B1
• Nasi lektorzy nie mówią po polsku, więc część codziennej współpracy będzie po angielsku.
• 🧾 Sprawnie obsługuje Microsoft Excel i Word
• Potrafi tworzyć uporządkowane pliki, tabele, zestawienia i dokumenty – szybko, dokładnie i bez stresu.
• 🧭 Potrafi działać samodzielnie i z wyczuciem
• Nie potrzebuje codziennej listy zadań ani ciągłego nadzoru. Widzi, co trzeba zrobić, umie poukładać swoje obowiązki, dba o porządek w dokumentach, plikach i głowie.
• 💬 Spokojnie i rzeczowo rozmawia z ludźmi
• Zamiast się stresować czy wchodzić w emocje, potrafi jasno i uprzejmie wyjaśnić sprawę. Z empatią, ale też z granicami – szczególnie w kontaktach z rodzicami czy lektorami.
• 🔄 Dobrze odnajduje się w zmianach
• Nie denerwuje się, gdy coś się przesuwa, tylko zmienia plan i działa dalej. Lubi, gdy każdy dzień jest trochę inny i nie potrzebuje sztywnej rutyny, by działać skutecznie.
• 🧠 Uczy się szybko i nie czeka na gotowce
• Gdy pojawia się nowe narzędzie albo nietypowa sytuacja – próbuje, rozkminia, zadaje pytania. Nie blokuje się na „nie wiem”, tylko szuka sposobu, by ruszyć dalej.
• 🤝 Buduje dobre relacje, ale nie traci czasu
• Lubi ludzi, potrafi stworzyć ciepłą atmosferę, ale wie, kiedy trzeba działać. Ma naturalny balans między byciem serdeczną a byciem konkretną.
• 🚗 Posiada aktywne prawo jazdy kat. B i własny samochód
• Bo czasem trzeba coś załatwić na mieście albo zrobić zakupy.
• 🔴 ZDECYDOWANIE NIE SZUKAMY OSOBY, KTÓRA…
• ❌ Potrzebuje prowadzenia za rękę
• Jeśli bez jasnych instrukcji nie wiesz, co robić – tu będzie Ci trudno. U nas potrzebna jest samodzielność i własna inicjatywa.
• ❌ Ma chaos w zadaniach i dokumentach
• Nieporządek w mailach, plikach czy fakturach to coś, na co nie możemy sobie pozwolić. Tu trzeba mieć wszystko pod kontrolą.
• ❌ Nie czuje się swobodnie w Excelu i Wordzie
• Jeśli prosta tabela Cię stresuje, a dokument Worda zawsze „rozjeżdża się” – ta praca będzie frustrująca. Potrzebujemy osoby, która naprawdę sprawnie obsługuje oba programy.
• ❌ Źle czuje się wśród ludzi i rozmów
• To nie jest praca wyłącznie przy komputerze. Codziennie są rozmowy z rodzicami, współpraca z lektorami i bieżące ustalenia.
• ❌ Frustruje Cię, gdy coś nie jest „poukładane”
• Jeśli szukasz gotowego systemu i procedur na wszystko, możesz się rozczarować. U nas sporo rzeczy dopiero się tworzy i zmienia – i właśnie w tym też jest siła.
• ❌ Potrzebuje powtarzalnych zadań i przewidywalności
• Tu każdy dzień może wyglądać inaczej. Trzeba raz wystawić fakturę, raz przygotować zakupy na warsztaty, a innym razem porozmawiać z rodzicem.
• --------

Mile widziane

• Znajomość narzędzi i systemów, takich jak Langlion, Canva
• Doświadczenie w pracy z rodzicami, dziećmi lub w edukacji
• Umiejętność prowadzenia mediów społecznościowych

To oferujemy

• Elastyczny grafik pracy w okresie wakacyjnym (lipiec–sierpień)

• Możliwość wdrożenia się w obowiązki, bez potrzeby pełnej wiedzy na starcie

• Wolne poranki